クラウド会議室チャットワーク(ChatWork)コンタクト管理方法

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こんにちは。ライターのショウコです。
効率的に特定の相手と情報共有ができるチャットワーク(ChatWork)。シリーズで共有方法をお届けしています。

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今回は、その情報を共有する相手をグループを作成する「コンタクト管理」について解説します。
情報共有する相手や、グループを設定しておくことでチャットワーク(ChatWork)の使い勝手の良さが実感できます。

会社全員、グループ全体、課単位、自分の作りたいようにグループを作成ができます。

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クラウド会議室チャットワーク(ChatWork)コンタクト管理方法

目次

  • コンタクト追加
  • コンタクト承認/拒否
  • コンタクト招待
  • まとめ

コンタクト追加

メールアドレスやチャットワークIDを使ってユーザーを検索し、コンタクト追加依頼をすることができます。

コンタクト追加をする場合、管理画面上部にある「コンタクト管理」をクリックします。

チャットワーク1

 

画面が変わります。

「新しくコンタクトを追加」の表示バーになっているか確認の上、追加したい相手のチャットワークID、もしくは、メールアドレスを入力します。相手の方がチャットワークに登録している場合、その登録名(名前)を入力します。

チャットワーク2

 

名前、チャットワークID、メールアドレスを入力すると、コンタクトに追加する相手の詳細が表示されます。
名前の左横にチェックボックスがあるので、☑を入れます。
☑をすると、「コンタクトに追加する」ボタンが作動しますので、クリックします。(チェックボックスに☑を入れないと、コンタクトに追加ができません)

 

チャットワーク4

 

コンタクトに追加された相手の方に、コンタクト追加通知が届きます。
コンタクト承認後、コンタクト一覧に追加され、管理画面トップの左側、チャット可能な相手の一覧に表示されます。

コンタクト承認/拒否

 

コンタクト追加した場合、相手の承認が必要となります。
コンタクト追加依頼が相手から届いた場合、承認もしくは拒否をすることができます。

コンタクト招待

まだチャットワークを使っていない方に対して、招待メールを送ることができます。

「新しいコンタクトを追加」画面から、追加したい相手の方のメールアドレスを入力します。
入力後、チャットワークユーザーであるかどうかの確認がされます。

相手の方が、チャットワークユーザー出ない場合、そのメールアドレスにチャットワークへの招待メールが送られます。

チャットワーク5
招待された方が登録すると、自動的にコンタクトがつながります。

まとめ

コンタクト追加に追加した人とは、個人同士のやりとりはもちろん可能となります。
それに加え、グループを作成し、グループごとの共有管理も可能となります。

最初の設定が少し時間がかかりますが、このコンタクト追加の設定をしておけば、情報共有がスムーズにいきますよね。
チャットワークユーザーでなくても、メールアドレスを使って招待できるのもいいと思います。

チャットワークは共有した情報を整理しやすいツールです。
効率的に取り入れると、仕事を円滑に進めていけます。ぜひ、参考になさってみてください。

 

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インファクト編集部

中堅・中小企業売上UP研究所by株式会社インファクト【INFACT】です。WEB&ソーシャルメディアマーケティングを得意とし販売促進支援企業として販促コンサルティングからWEB制作・カタログ・パンフレット制作まで企業の売上アップをサポートします。http://www.infact1.co.jp/
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