ビジネスメールのマナー【基本編】

おはようございます！もうすぐ夏が終わってしまうと思うと、無性に海に行きたい衝動にかられている田中ですw
今年は結局まだ海には行けてません。。。

さて、今回は、今さら聞けない？！ビジネスメールのマナー【基本編】をお伝えいたします。
ビジネスにおけるメールのやりとりには暗黙のマナーがあって、これを知らないと相手に不快な思いをさせたり、こちらの意思が通じない場合もあるので、改めておさらいしてみてくださいね。

はじめに

※今回は、最もユーザーが多いと言われているOutlook Expressで説明していきます。
Outlook Expressで形式等の設定を変更する場合

テキスト形式とHTML形式

メールソフトでメールを作成する場合、「テキスト形式」と「HTML形式」の２種類の形式があります。
大きな違いとしては、「テキスト形式」は文字のサイズや色を変えることはできず、テキストの文章を送るだけですが、「HTML形式」は、Webサイトのように画像を入れたり文字のサイズや色を自由に設定することができます。

文字のサイズや色を自由に設定できるとあって、「HTML形式」を選択する場合も多いとは思いますが、そもそもすべてのメールソフトに「HTML形式」が対応しているとは限りません。対応していない場合、文字化け等がおこったりするので、ビジネスメールとしては「テキスト形式」で送るほうが望ましいです。はじめての方にメールをする場合などは特に気をつけましょう。

等幅フォントとプロポーショナルフォント

多くのメールソフトでは、メールの文章を表示する文字フォントを自分で設定することができます。
フォントは大きく分けて「等幅フォント」と「プロポーションナルフォント」がありますが、基本的には「等幅フォント」で読み書きするようにしてください。
「等幅フォント」はどの文字でも横幅が固定であるのに対し、「プロポーショナルフォント」は、例えば「i」と「w」など、その文字の横幅サイズに応じて文字幅が異なります。
そのため、「等幅フォント」では行ごとに桁を揃えることができますが、「プロポーショナルフォントでは桁が揃わず、読みにくくなる場合があります。
通常、メールマガジンなども等幅フォントで表示したときにきれいに揃うように制作してあります。フォントも自分で設定変更できますので、メールを作成する時も、読む時も、どちらも「等幅フォント」になるようにしましょう。

その他意識しておきたい点

・題名（タイトル）は「こんにちは」などではなく、明確に内容がわかるように書く（メールの送受信数の多いユーザーは、タイトルで優先度をつけて読むため、タイトルだけで内容がある程度わかるようにしておく）。

・本文の最初に「○○○社　○○様」（送信者）をきちんと書く。

・自己紹介は、簡単な挨拶と社名・担当者名程度にとどめる（時候の挨拶などは省略してもよい）。

・用件や連絡事項はなるべく箇条書きで書く

・本文の最後に自分の社名、所属、電話番号などを書いた「署名」を入れるようにする（電話したり郵便物を送る際に、わざわざ調べなくてもよいようにする）。

・添付ファイルのサイズが大きすぎると、相手のメールサーバーでエラーになる可能性もある（２MBを超える場合は、送信先に確認する）。

・企業のセキュリティなどではウィルスの可能性のある添付ファイル（「.exe」「.lzh」など）は自動的に破棄されることもある。この場合、エラーも返ってこないので、注意が必要。

最後に

ビジネスメールを送る際、基本的なマナーとして覚えておきたいポイントをまとめましたが、実際はまだまだたくさんあります。
今後、少しずつ紹介していきますね。