Gmailのメールに企業が署名を入れるときのポイント

こんにちは。波塚です。

ビジネスにおいてメールを利用する場面というのはとても多いかと思います。そんなとき必ずいれておきたいのが「署名」です。

今回はビジネスマナーとして、署名を書くときに気をつけたいポイントについて解説していきます。

署名に入れる内容

ここでは、署名に書いておくべき情報を紹介します。
署名に書く内容は長すぎても邪魔に感じてしまうこともあるので、必要な情報だけをいれて相手がみやすいよう心がけることがポイントです。

署名に入れる項目

・会社名
・氏名(フリガナ)
・会社住所（郵便含め）
・会社電話番号（FAX）
・個人電話番号
・メールアドレス
・会社のホームページURLなど

基本的には上記の内容を記載しておくと良いでしょう。

名前が読みにくい場合はフリガナを書いておくと親切です。
また、営業など外出の多い方は外でも連絡のとりやすい携帯番号などを書くとよいですね。

罫線で署名部分をわかりやすく

「メールの本文」と「署名」は区別しやすいよう罫線で区切りましょう。
罫線はなるべく分かりやすく見やすいものを採用するべきです。

たまにすごく派手な罫線を見かけますがとてもみずらいです。
署名がみにくくなってしまっては意味がないので、シンプルで問題ありません。

メールの内容によって署名を使い分ける

社内で使う場合

規模の大きな会社では社内でメールをやりとりする場合もあると思います。
そのとき通常の署名では必要のない項目は省きましょう。

・担当部署
・名前
・連絡先（内線）

あくまで例ですが、社内であれば上記の項目で十分でしょう。

Gmailで内容ごとに署名を使い分ける方法

Gmailではメールアカウントに署名を設定する方法とメールの内容ごとに署名を使い分ける（定型文を設定する）方法があります。

どちらの設定もとても便利で設定も簡単なので、是非利用してみてください。

Gmailのメールに署名を付ける方法【知っていると便利】
https://www.infact1.co.jp/staff_blog/webmarketing/tool-app-soft/27029/

Gmailでメールの内容ごとに定型文を追加する設定方法
https://www.infact1.co.jp/staff_blog/webmarketing/tool-app-soft/27323/

まとめ

ビジネスマナーとして署名は必ず設定しておきましょう。
名前にフリガナをつけることやシンプルな罫線で区切るなど、相手が見やすいと感じる署名を書くことが大切です。