公開日: 2019年12月3日 - 最終更新日:2019年12月7日

企業に求められる正しい『労働時間管理』で、想定外の債務を回避!

インファクト編集部インファクト編集部
  • シェア
  • twitter

労働時間の管理は何分単位で行われるべき?

突然ですが、皆さんは残業時間は何分単位で管理されるべきかご存知ですか?

ある日のABC社でのこと・・・

山田さんという社員が、18時から19時15分まで残業をしました。その退勤時間の記録は、しっかりとタイムカードに残っています。 ABC社では毎月の締め作業での計算が煩雑になるのを避けるべく、労働・残業時間を10分単位のみで管理しています。そのため、10分以下の端数を切り捨てて労働時間や残業代を計算しています。 その結果、その日の山田さんの残業は1時間10分とみなされ、その分の残業代が支払われることとなりました。

さて、上記でどこが間違っているか、お気付きですか?

正解は「10分以下の端数を切り捨て」し、残業代を割り出している部分です。

 

労働時間は「1分単位」で行われるべき、なんです!

皆さんご存知でしたでしょうか?実際にきちんと調べるまで、勤怠管理システムをじっくり検討するまで気づかなかった、という方がほとんどではないでしょうか。

まるめした時間だけを管理し、実質の労働時間を記録していないと、後で「知らなかった」では済まされない会社の信頼・未来に脅威となるような想定外の債務を被ることとなってしまいます!

実質労働時間を管理せずに、企業が訴えられしまうケースが近年多発

例えば上記ABC社のケースで、仮に山田さんが日々の労働・残業時間を個人的に記録していたとします。ABC社は10分まるめた時間しかデータとして持っていません。もし、山田さんが退職をした後に労働基準監督署へ個人の記録と共に駆け込んだ場合、ABC社にとって大変不利な状況となります!実質の労働時間のデータを把握していないために残業代の未払いがある、と訴えられてしまえば、ABC社の立場がありません。実際に同じような境遇で「残業の未払い」代として、企業が社員に対して何千、何億円と支払ったケースが多く報道されています。

まるめが適用されていない時間を管理しているならまだしも、そもそも管理をしていなければ、社員が辞めた後に請求された通りの金額を支払う事態に陥ります!予想外に振りかかる莫大な債務は、会社に深刻なダメージを与えることとなります。

想定外の債務を回避するために、企業が実践すべきこととは?

では、上記のようなリスクを回避するために、企業が具体的に実践するべきはどんなことなのでしょうか?

社員に自らの労働時間を自発的に把握してもらう

まずは、労働時間管理の仕組みを組織全体が理解し、残業代の未払いを防げるような勤怠管理をする必要があります。

  1. 常に「何時から」「何時まで」働いたのかを記録する
  2. 社員本人が労働時間の確認をし、記録をしていく
  3. 自己申告制とする場合は、労働時間の実態(実質の労働時間)を記録し、適正に自己申告をするように説明・促す
  4. 労働時間の記録は、3年間社内で保管しておく

また、締め作業の際に計算しやすくするために労働・残業時間をまるめて管理している場合、社員にそのことを説明し「了承」を得ておくと良いでしょう。これは、社員に「まるめの了承をした上で、自らの労働時間や残業を報告しています」という意識を持ってもらうことに繋がります。

労働時間を適正把握・管理することで企業が得られるメリット

自社の財産・信頼を守ることに繋がる

はじめに、労働時間は1分単位で管理されなければいけないとお伝えしました。社員に周知さえされていれば、まるめを適用することは決して悪いことではありません。

しかし、ABC社のように実質の打刻時間を全く管理していない、ということになると企業にとっては大ピンチです。それが社員に発覚してしまった場合、まず社員からの信頼を落とすことになります。また、上記の山田さんのようなケースが1度でも起これば、社会からの信頼も失うこととなります。そして自社が敗訴となれば、思いもよらない債務に繋がってしまいますよね。

労働時間をしっかりと1分単位で把握しことで自社の財産・信頼が守られるのであれば、そうしない理由などありません!
もし現在、労働時間の適正管理をしていないのであれば、しっかりと対応されることをオススメします。

(番外編)社員が自らの業務効率を上げるきっかけになる

労働・残業時間がきちんと管理されていない環境下では、どうしても社員がだらだらと残業を続けがちです。

残業時間がほったらかしでは、社員が「やらされている感」を持ちながら働き続けるという状況を生み出しかねません。企業が残業時間を分単位で管理することで、社員の精神的ないし肉体的な疲弊を防ぐことにも繋がるのではないでしょうか。

 

Smooth勤怠の実質労働時間管理の詳細機能を見る

残業時間を含めた労働時間を管理することは、自社の未来を守ることに繋がります!
実質打刻時間とまるめ時間の適正管理(表記見本あり)

Smooth勤怠に関する詳細は、こちらからご確認いただけます!!

  • シェア
  • twitter
  • twitter
  • このエントリーをはてなブックマークに追加
  • Pocket