公開日: 2020年1月27日 - 最終更新日: 2020年2月28日

生産性向上には、まず残業の事前申請制を導入するだけでも変わります!

岡田 ゆうか岡田 ゆうか
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経営者のみなさま、「残業の事前申請制」は導入していますか?

本来、残業(時間外労働)とは?

残業とは、労働者が勝手に行うわけではなく、会社から「命」を受けて行うものなのです。
なので、年俸制や完全成果報酬制ではなく、残業代が発生する残業は、「業務としてやってください」→「残業代払います」なのです。

「なんとなく今日終わらせて、帰りたい」等の理由では、残業としては認められないものなのです。
残業代がないとお給料が減ってしまうので、とくに今日やらなければならないものではないけど残業するなどは、論外なんです。

残業の事前申請制を導入するだけでも残業時間が減ります

そうはいっても、全社員の業務をすべてを細かいレベルで把握できるわけではないですし、もちろん、納期に間に合わなくても、定時なんで帰ります。。。これも会社としては、困ります。そこで、有効なのは、会社のルールとして、「残業の事前申請制」を導入することです。

何時までに、何のために残業するのかを、労働者に申請してもらい、上長が承認して初めて残業ができるようにします。

例えばこんなふうに。

いやいや、これ、急ぎではないよね、残業するほどのことではないよね、ということであれば、非承認。通常の勤務時間に業務調整してやりましょう!ってことになりますね。

残業の事前申請のルールは?いつまで受け付ける?

この質問、結構受けます。

これは、会社毎もしくは、部署ごとでも事情により、いろいろなルールがあるかと思います。
とくに特別な業務内容や事情がなければ、いったん当日15時までがその日の残業申請の締め切りということで、導入してみたらいいと思います。運用してみて、なにか問題があれば変えてみればいいと思います。

残業理由を知ることで、業務分配、効率化へ。ボトルネックが浮き彫りに

2ヶ月ほど運用すると、上長はかなりいろいろなことが見えてくるはずです。
例えば、
・毎月、同じような日に同じ人から同じ理由で残業申請がくる
・同じ案件で残業申請がくる
・残業申請をあげてくる人がいつも同じ人
などです。

そうです、これが、見えれば手が打てます。
例えば、「・毎月、同じような日に同じ人から同じ理由で残業申請がくる」だったら、システムを入れる、業務ルールを変える、他にも担当をアサインするなどの選択肢が思いつきますね。

緊急の場合で残業した場合も必ず、事後申請を。事後申請で見えてくる実態

これは、実際ガス屋さんで合った事例です。
お客様からガス漏れや、トラブルの対応依頼があった場合は、定時後でも事前申請ができなくても、対応するのがルールになっていました。
(そんなときは、すでに上司は帰っているなどは、あるあるですよね)
ですが、この場合も翌日でいいので、必ず、残業申請をしてもらいます。
そんなときは、こんな残業の事後申請になります。

これが、2ヶ月たってみると、このトラブル出動、ある特定の担当者=特定のエリアが極端に多いことがわかりました。なにか原因があるのでは?と思い、上長の方が、次回あった場合は、別の人にも同行してもらうように指示をしたのです。
すると、その担当者の方では見つけられなかった、機器交換時の微細な対応の違いがあることがわかり、その根本原因を改善することにより、結果的にトラブル件数を減らすことに成功したのです!

これは、単なる生産性向上、業務効率を上げるということだけにとどまりません。

まとめ

残業の事前申請制は、生産性向上、だらだら残業をなくす、業務最適化をするためには必須ではないかと思います。そして、その残業申請は、毎回紙で回すなんて、ナンセンスすぎます、笑
紙申請は、保管、紛失、探すのに時間がかかる、勤怠締め作業の付け合せに時間がかかるという、すべての面で向いていません、笑

是非、Smooth勤怠で、残業の事前申請、事後申請もスムーズに管理してくださいね〜。

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岡田 ゆうか

岡田 ゆうか

INFACT 京都office 責任者株式会社インファクト
情報処理技術者
「企業のメディア化®」アドバイザーとして、企業のオウンドメディア立上げやコンテンツマーケティングの導入、WEBマーケティング コンサルティング、WEBサイト、ECサイト、その他アプリの制作まで、企業の集客・販促をお手伝いしています!
大手システム会社で3年、広告代理店で8年営業兼ディレクター、インファクトで「企業のメディア化®」研修講師をしてきた経験が今も活きています。
得意業界:化粧品、通販化粧品、育児、旅行、薬局、不動産
http://www.infact1.co.jp/