Gmailをメールサーバーに残す方法と期限の設定について

おはようございます。田中です。
今回は複数のPCでメールを送受信している人に知っておいていただきたい、メールをメールサーバーに残す方法のご説明。
そもそもメールを受信する際の設定には、「サーバーにメールデータを残す」設定と「サーバーにメールを残さない設定」があります。
複数のPCでメールを送受信する方、GmailなどのWebメール（フリーメール）とOutlookなどのメールソフトを併用している方は「サーバーにメールデータを残す」設定をしておくと非常に便利です。

そもそも「サーバにメッセージを残す設定」ってなに？

一言でいってしまえば、「どこでも（どのPCでも）、どのメーラーから読んでも、同一のメールを読む事ができる」ということです。
仮に、会社のPCと自宅のPCで同じメーラーを使ってメールの送受信を行っていたとします。その場合、会社で一度開封したメールを自宅のPCのメーラーで確認した際、「サーバにメッセージを残す設定」をしていない場合は、先に会社のPCで確認したメールの内容を自宅のPCに表示させることができません。
Webメールとメールソフトを併用している場合も同じです。
例えばGmailとOutlookを併用していて、Outlookで受信したメールをGmailでも読める設定をしている場合、それぞれ「サーバーにメッセージを残す設定」を行っていないと、Outlookで開封したメールがGmailで読めない、Gmailで開封したメールがOutlookで読めないといったことがおこります。
各個人のメールの使用方法にもよりますが、仕事上、メールにて前のやりとりを確認することなどが多い場合などは、どちらのPCからも、どちらのメーラーからも同じ内容のメールを残しておけるよう設定しておきたいものです。

補足：「サーバーにメールを残す」設定をした場合、 別の端末からも同じメールアカウントのメッセージを受信することができますが、 届いたメールがサーバー上にたまり、蓄積容量が指定の容量（基本15MB）を越えてしまうと、 メールの受信が出来なくなってしまいます。
メールソフトによっては保存期間が設定できるので、そちらも合わせて設定してみてください。

Gmailをメールサーバーに残す方法

インファクトは、PCで設定したメーラーに送られてくるメールを、いつでもどこでも確認できるよう、Gmailで送受信できる設定をおすすめしています。実際にスタッフを同じ設定をしています。
方法を知りたい方はこちら↓
https://www.infact1.co.jp/staff_blog/webmarketing/2038/
ということで、今回はGmailをメールサーバーに残す方法を解説していきます。

①Gmailの管理画面を開きます。

②画面右上の歯車アイコンをクリックして、「設定」を開きます。

③「アカウントとインポート」タブを選択します。

④設定を変更したいアカウントの「情報を編集」をクリックします。
（共有しているメールアドレス、ユーザー名、パスワード、POPサーバーが表示されています）

⑤「取得したメッセージのコピーをサーバーに残す」にチェックをいれます。→「設定を保存」をクリックします。

これで設定は完了。Gmailと共有しているメールソフトで、同じメールを共有することができます。

その他のメールソフトでの設定

：Windowsメールの場合

①メニューバーの「ツール」から「アカウント（A）…」をクリックします。
②変更したいメールアカウントを選択し、「プロパティ」をクリックします。
③「詳細設定」タブを選択し、「配信」内の【サーバーにメッセージのコピーを置く】をクリックします。※期間を設定したい場合は、「サーバーから削除する」欄に希望の日数を入れて「OK」をクリック。完了です。

：Outlook Expressの場合

①メニューバーの「ツール」から「アカウント（A）…」をクリックします。
②変更したいメールアカウントを選択し、「プロパティ」をクリックします。
③「詳細設定」タブを選択し、「配信」内の【サーバーにメッセージのコピーを置く】をクリックします。※期間を設定したい場合は、「サーバーから削除する」欄に希望の日数を入れて「OK」をクリック。完了です。

：Outlook2007の場合

①メニューバーの「ツール」から「アカウント設定（A）…」をクリックします。
②「電子メール」タブをクリックし、変更したいメールアカウントを選択、「変更」をクリックします。
③「電子メールアカウントの変更」が表示されるので、「詳細設定」をクリックします。
④「詳細設定」タブを選択し、「配信」内の【サーバーにメッセージのコピーを置く】をクリックします。※期間を設定したい場合は、「サーバーから削除する」欄に希望の日数を入れて「OK」をクリック。完了です。

：Outlook 2003、2002の場合

①メニューバーの「ツール」から「電子メールアカウント（A）…」をクリックします。
②「電子メールアカウント」が表示されるので、「既存の電子メールアカウントの表示と変更」をクリックして「次へ」をクリックします。
③「選択したアカウントの設定を変更したり、削除します。」と表示されるので、設定したいメールアカウントをクリックし、「変更」をクリック。
④インターネット電子メールの設定（POP3）」が表示されるので、「詳細設定」ボタンをクリックします。
⑤「詳細設定」タブを選択し、「配信」内の【サーバーにメッセージのコピーを置く】をクリックします。※期間を設定したい場合は、「サーバーから削除する」欄に希望の日数を入れて「OK」をクリック。完了です。

：Outlook 2000の場合

①メニューバーの「ツール」から「アカウント（A）…」をクリックします。
②「アカウントのプロパティ]」ダイアログ ボックスを表示します。 任意のアカウントをクリックして選択し、「プロパティ]」をクリックします。
③「詳細設定」タブを選択し、「配信」内の【サーバーにメッセージのコピーを置く】をクリックします。※期間を設定したい場合は、「サーバーから削除する」欄に希望の日数を入れて「OK」をクリック。完了です。

：Mac OS XのMailの場合

①メニューバーから「メール」、環境設定」をクリックします。
②[アカウント]をクリックし[詳細]タブをクリックします。「新規メッセージを自動的に受信するときに含める」、 ※期間を設定したい場合は、「メッセージ受信後にメッセージのコピーをサーバーから削除」にチェックを入れ、保存期間を選択して閉じます。これで完了です。

：Becky!の場合

①「ツール」から「メールボックスの設定」をクリックします。
②「基本設定」タブを選択し、「受信メールをサーバーに残す」にチェックを入れます。※期間を設定したい場合は、希望の日数を入れる。差居所しない場合は「0」を選択
③「OK」をクリックしたら完了です。

：Thunderbirdの場合

①「受信トレイ」タブ横の空いたスペースを右クリックして、「メニューバー」にチェックを入れる。
②表示されたメニューバーの「ツール」から「アカウント設定」をクリックします。
③「サーバ設定」をクリックし、「ダウンロード後もサーバにメッセージを残す」にチェックを入れます。※期間を設定したい場合は、希望の日数を入れる。
④「OK」をクリックしたら完了です。

まとめ

Gmail他、各メールソフトによって設定方法を解説しましたが、設定は簡単に行えます。
うまくメールソフトの設定を利用して、快適なデスクワークが行える環境を作ることはとても大切です。是非見直してみてください！