Webでイベント集客！WEBからイベントの申込みが入ったときの対応手順

さて、今回は企業のメディア化の一貫で、自主セミナーやイベントを企画し、自社メディアやソーシャルメディアなどで集客している方には、是非ともやっていただきたい、申し込み確定作業を解説します。
実は、これ、普通に行われていることだと思っていましたが、意外とやっていない人が多く、非常にもったいないことをしている企業が多いことに気づきました。

例えば、Webからの申し込みが11件あったのに、結果的に5組しかイベント来場にならなかったということがあるのです。
今回解説する確定作業をするだけて、実来場数を格段にあげることができますので、イベントなどを企画して、事前申し込みを受けている人は、是非、やってください。

イベント企画からの大まかな流れを知りたい方は、こちらの記事を参考にしてください。
Facebook広告でイベント募集・告知ブログ記事を宣伝する手順

申し込みがフォームには、必ず自動返信メールをつける

申込みフォームには、必ず自動返信メール機能をつけましょう。
インファクトのお客様でトラストフォームを使っている方は、フォームの作成方法は、こちらで詳しく解説しています。↓↓↓
WordPressブログ｜お問い合わせフォームの作成方法

自動返信メールに書くべき内容はこちらです。
◯◯はイベント名など、ユーザーにわかりやすいように告知のときに使用したイベント名と同じにします。

件名：◯◯にお申込みいただきありがとうございます。
From：◯◯事務局
本文：
◯◯にお申込みいただきありがとうございます。お申込みフォームは正常に送信されました。追って担当から予約確定のご連絡をさせていただきます。
（又は、時間の確定などもフォーム上でできてしまっている場合は、「本メールの受領を持って予約確定とさせていただきます。」）
会場は、こちらになります。地図URLなど。
当日、お会い出来ることを楽しみにしております。
[FORM DATA]　→　これを入れると、ユーザーが申込みフォーム上に記載した内容が、確認のため、自動返信メールに記載されます。

中堅・中小企業売上ＵＰ研究所
株式会社インファクト
セミナー事務局　名前

〒110-0008
東京都台東区池之端2-9-3 ＰＢビル5Ｆ
ＴＥＬ03-5685-7311 ＦＡＸ03-5685-7374
E-mail :xxxxxx@infact1.co.jp
—————————————————–
↑本文はここまでです。もちろん、署名の部分などは御社用に書き換えてくださいね。

申し込み確定の連絡を必ず電話でする

フォーム上では希望の時間のみを書かせるようにして、時間の確定がフォームだけではできないような仕組みにする場合は、必ず電話で予約確定をさせるようにしてください。
メールでもいいのですが、相手が電話に出る場合は、電話でした方がいいです。これは、メールより電話の方がより確実性が増しますし、相手も電話で話すと安心します。
もし、何回かかけても電話に出ない場合は、何もしないのではなく、メールで確定の連絡をした方がいいでしょう。

電話で前日確認を必ずする

これは必ずやりましょう。イベント主催側はこの日のためにいろいろと準備していますし、忘れることはないのですが、参加する側（申し込んだ側）は、主催者側よりは、そこまでの思いがなく、気軽に申し込んでいる方が多いです。申込みのタイミングと開催まで時間があいている場合は、「申込んだことを忘れてしまっている」なんてことも結構あります！
必ず、前日電話をして「◯◯事務局ですが、明日の◯◯イベントに申し込んでいらっしゃいますが、会場や時間など、ご不明点はございませんでしょうか」と確認しましょう。
意外とこの電話で、時間を変えてほしいなどの要望があがったりもします。

どうしてここまで確認する必要がある？

悪気がなく本当に忘れてしまっている。
申し込んだときと予定が変わっていて、時間を変更したい。が、変更の連絡を入れるぐらいなら、そもそも行かなくていいや。
どのメールアドレスで申し込んだか忘れてしまって、手帳には予定を入れているが、行き方がわからない。何時に予約を入れたか忘れた。
など、結構あります。
無料のイベントなどだと、とくにこういうのは多いです。ですので、このようにイベントまでの間、段階を追ってコミュニケーションをとることにより、申込みをより確実な参加に結びつけるようにしましょう。
前日確認を電話で行えば、明日は無理になってしまったけど、イベント自体には興味がある、などの場合は、別日を提案する、個別の相談会に持ち込むなど、いろいろと対応はとれるはずです。

まとめ

申込者は、あなたが思っているよりも気軽に申し込んでいて、びっくりすぐらい、いろんなことを忘れていたりします（笑）時間とお金をかけて集客したわけですから、申込みがより確実な参加につながるように、ひと手間かけていきましょうね。

参考記事

イベント告知記事はどう書けばいいの？という方は、こちらの記事を参考にしてください。
イベント募集・告知ブログ記事の書き方｜絶対にこの要素はブログ記事に入れよう！