Gsuiteで組織外の人にスプレッドシートなどを共有する方法

「Gsuiteで組織外の人にGoogleスプレッドシートを共有する方法が分からない」
こんなことで悩んでいる方は多いのではないでしょうか。

Gsuiteは無料アカウントと違って、企業のセキュリティ強化のための機能が付けられているのでとても便利です。

しかし、Googleスプレッドシートなどを共有する際に少し分かりにくい部分があります。

そこで今回は、Gsuiteで組織外の人にGoogleスプレッドシートを共有する方法をご紹介していきます。

Gsuiteは無料アカウントとは共有方法が異なる

Gsuiteと無料アカウントでは社外の人への共有方法が違います。

無料アカウントでは閲覧権限を与えるときに、リンクを知っている人全員を閲覧可能にしてしまいます。

無料アカウントにおいて、「リンクを知っている人全員が閲覧できる」と設定してしまうと、社外の人でもリンクを知ることができれば、ファイルを閲覧することができるということになります。

しかし、Gsuiteではデフォルト設定で社内の社員だけに閲覧権限があるようになっています。

リンクを知らない社外の人に閲覧権限を与えないようにできるので非常に便利です。

セキュリティ面や利便性などから考えても、とても有益なツールであると言えます。

Googleスプレッドシートの共有方法

今回は、Googleスプレッドシートの共有方法について解説します。

他のツール(GoogleドキュメントやGoogleスライドなど)でも同じようにして共有することができるので、同じようにやってみてください。

Gsuiteを導入して共有可能なリンクを取得すると、デフォルト設定では「株式会社〇〇(登録時のグループ名)の全員が閲覧可」となっており、社外の人とスプレッドシートを共有することができません。

そこで、社外の人でもスプレッドシートを閲覧することができるようにする方法を以下でご紹介します。

「共有」をクリック

共有したいシートを開き、右上にある「共有」を選択します。

「共有可能なリンクを取得」をクリック

「詳細」をクリック

この時点で、ファイルの設定は「リンクを知っている株式会社〇〇の全員が閲覧可」となっていますので、「詳細」をクリックします。

「リンクを知っている全員」を選択

「保存」をクリック

これで、社外の人でもこのGoogleスプレッドシートを閲覧することができるようになりました。

「リンクをコピー」をクリック

リンクをコピーをクリックをし、閲覧してもらいたい相手にそのリンクを送りましょう。
これで社外の人にGoogleスプレッドシートを共有することができます。

Gmailアドレスでの共有方法

共有したい人のメールアドレスを入力することで共有する方法もあります。

この方法を用いることで、特定の人だけに閲覧や編集を許可することができます。

「詳細設定」をクリック

共有したい相手のメールアドレスを入力

共有するアドレスを入力し、右にあるペンマークを選択して「編集者」「コメント可」「閲覧者」の3つから権限を選択します。

「送信」をクリック

共有したい相手のメールアドレスを入力したら、送信をクリックしましょう。

これによって、相手にメールが届くので、相手がそのメールから該当のGoogleスプレッドシートを閲覧することができます。

まとめ

今回は、Gsuiteで組織外の人にGoogleスプレッドシートを共有する方法をご紹介してきました。

Gsuiteは無料アカウントと違い、使うことのできる便利な機能が多くなっているので、企業がGsuiteを導入するメリットは大いにあると思います。

特に企業のセキュリティ面を守ることにとても貢献してくれます。
導入を検討している企業様には、Gsuiteを導入することをおすすめします。

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山井海人

山井海人

INFACT 京都office 株式会社インファクト
京都生まれの株式会社インファクトのディレクターです。
京都を代表する観光地の嵐山に近い右京区で育ちました。
過去に広告会社で営業を経験し、ヘルス業界を中心にホームページやポータルサイトを介した集客のお手伝いをしていました。そこで、WEBマーケティングの有無や良し悪しで集客に大きく影響を受ける事を学びました。その経験を活かし、インファクトではお客様の課題に沿った最適なWEBサービスをお届けできるよう努めています。
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