【最新】Google Workspaceを有料でも導入したくなるメリット

こんにちは、インファクトの西川です!

8月に入り、涼しくて有名な札幌でもいよいよ夏本番といった感じです。
札幌でもマスクが蒸れてとても暑いですが、熱中症には十分気をつけたいですね。

※2020年10月6日よりG SuiteがGoogle Workspaceへ名前が変わったとともに仕様についても変更となりましたので、その他の部分も修正して2020年10月20日に再度公開したものとなります。

『Google Workspace(旧G Suite) 』導入で実現できること

Google Workspace(旧G Suite) はGoogleが提供するグループウェアサービスです。Gmail、Googleカレンダー、Googleドライブ、スプレッドシート、ドキュメント、スライド制作などがメインの機能になっています。

Google Workspace(旧G Suite) は社内コミュニケーションの効率化、部署ごとのコラボレーション支援(共同作業)など、基本的にはビジネス用に設計されており、且つユーザビリティ性が高いことが特徴です。

ではGoogle Workspace(旧G Suite) をグループウェアとして社内に導入すると、具体的にどのようなリターンがあるのでしょうか?

データの紛失を防ぐことができる!

これは、クラウドサービスではもはや当たり前ですよね。会社パソコンのローカルにデータがある場合、万が一トラブル等が発生して大事なファイルを紛失してしまうことも考えられます。しかしGoogle Workspace(旧G Suite) を導入すれば、今まで社内サーバーにあったデータをクラウドに全てのデータを置くことができるため、「紛失する」という概念自体がほぼなくなります。個人的には、これはGoogle Workspace(旧G Suite) を今すぐ導入すべき一番のメリットだと思っています。

また、不正アクセスがあった際は管理者・該当ユーザーに通知が飛ぶ設定も行えるため、データ保全の観点から見てもG Suiteは大変安全だといえるでしょう。

各アプリがクラウド管理、共同作業にも便利です

Googleスプレッドシート、スライド、ドキュメントが超・便利!

Office365に搭載されているようなアプリ(Office365では購入が必要)は、Google Workspace(旧G Suite) を導入するだけで全て手に入れることができます!

例えばGoogleスプレッドシート=Excel、Googleスライド=PowerPoint、Googleドキュメント=Wordとそれぞれ対応しており、それぞれをクラウドで管理することができます。また、Office365のツール(WordやExcelなど)と互換性があり、それぞれファイルの変換が簡単にできるため、今までOffice365を使用していた方でも過去のファイルをすぐに移行することができます。(クラウド移管が楽にできます!)

以下はグループウェア導入にあたって、Google Workspace(旧G Suite) とOffice365との比較をした記事になります。併せてご覧ください!

【2020年版】Gsuite対Office365徹底比較!

 

Google Workspace(旧G Suite) はなぜ有料?有料版でしか実現できないコトとは

Googleには有料版『Google Workspace(旧G Suite) 』と無料版(無料Gmailで使用できるサービス)の2つがありますが、この記事を読んだ方の中には「Googleスプレッドシート、ドキュメントは無料アカウントでも使用できるよね…?」と思われた方もいるかもしれません。確かにその通りなのですが、なぜあえてGoogleサービスの有料版G Suiteを導入する必要があるのか?

その理由は「セキュリティ設定が可能であること」と「共有のしやすさ」にあります。

管理画面で詳細なセキュリティ設定ができる

過去に、個人のGoogleドライブ(無料版)に保存していた社内情報を全体に公開してしまい、情報漏えいが起きた、なんていう事件を聞いたことはありませんか?企業がGoogle Workspace(旧G Suite) 、Googleのサービスを導入すれば、Adminコンソールという管理者機能を利用することができます。ユーザーごとにアクセス権限公開設定をかなり詳細にすることができるため、セキュリティ事故が発生するリスクを大幅に削減することができます。

また、業務フローでの共有設定としては、上の画像のようなファイルの共有権限を設定できます。例えば社外にファイルを送信する場合、「見て欲しいけれど編集されては困る」なんてこともありますよね。そんな時は、権限を「閲覧可能」のみに設定しましょう。そうすることで、社外ユーザーはファイルを勝手に編集することができなくなります。

共同作業・ファイル共有のしやすさは外せません

G Suite上で作成したファイルは、全て自動的にGoogleドライブに保存されます。

例えば社内でExcelファイルを共有したい場合、通常であればExcelファイルメールなどで送信する必要がありますよね。しかしGoogle Workspace(旧G Suite) のドライブで保存し、それを共有フォルダで共有していれば、そうしたファイル共有をするためだけの時間を省くことができます。

これは、共同作業に特化したGoogle Workspace(旧G Suite) ならではの大きなメリットです!

信じられないほど迅速!な社内コミュニケーションが可能

Google  Chatという機能のご紹介です。こちらはGoogle Workspace(旧G Suite) を使用しているユーザーにしか使用できないツールで、主に業務連絡で使います。

Google Chatでは議題ごとにチャットルームとその中のスレッドというやりとりする場を作成できます。こうすることで「札幌の経費の話題はここで話すけれど、営業の話は違うスレッドでしましょうね」などと、コミュニケーションする場の差別化を図ることができます。

例えば「札幌Office ○○さま営業」といったように、議題ごとにスレッドを作成すれば、クライアント様毎に必要な業務連絡を行うことができ、業務連絡が煩雑になりません。無料でGoogleハングアウトというものがありますが、こちらはGoogle Chatでできることがほぼほぼできません。

Google ChatからはWEB会議ツールである「Google Meet」の会議もワンクリックで発行できてしまうため、業務連絡は基本Google Chatで完結させることができます!

サーバー負荷の心配やメンテナンスの手間が心配無用

Google Workspace(旧G Suite) を使用する際、そのシステム運用を全て行うのがGoogleです。社内サーバー管理・保守、バージョンアップなどの管理は、今まで業者や社内の詳しい人間に任せていた、という企業様も多いことかと思いますが、Google Workspace(旧G Suite) を導入することでそういった部分にかける経費や時間がほぼ0になります。

そういった意味で、メンテナンス不要且つGoogle Workspace(旧G Suite) の最低料金(680円/月)を考えると、導入しない選択肢はないと思いませんか?導入前に比べ、トータルでかかる運用コストを大幅に削減できることも明らかです!

まとめ

いかがだったでしょうか?今回は、企業がGoogle Workspace(旧G Suite) を今すぐ導入するべき理由をお伝えしました。どの機能もとにかく「便利!」です。どうしても今までのやり方を変えて、わざわざGoogle Workspace(旧G Suite) を導入するは面倒だと感じてしまうかもしれませんが、一度習慣化してしまえば快適で、想像を超える多くのリターンが得られるはずです。

今年度から「働き方改革」が本格的に適用されていることもあり、札幌の中堅・中小企業さまからはGoogle Workspace(旧G Suite) 導入についてご相談をいただくことが非常に増えています!

ご案内

札幌周辺にお住みの方で、「Google Workspace(旧G Suite) を導入してみたいけど、使い方が複雑だったり何かあったときサポートしてくれるか心配、、」といった場合には、札幌に支社のある弊社にお任せください。Webマーケティング企業として札幌の中堅・中小企業さま向けのサポート実績が多数あり、導入支援から運用開始後のお問い合わせまで、いざというとき札幌にいる皆さまをいつでもサポートいたします。

また、Google Workspace(旧G Suite) の導入にはIT導入補助金がご利用いただけます。インファクト札幌では導入補助金について無料相談会を実施しているので、少しでも気になった方はぜひお問い合わせください!

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インファクト編集部

インファクト編集部

中堅・中小企業売上UP研究所by株式会社インファクト【INFACT】です。WEB&ソーシャルメディアマーケティングを得意とし販売促進支援企業として販促コンサルティングからWEB制作・カタログ・パンフレット制作まで企業の売上アップをサポートします。http://www.infact1.co.jp/
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