2020年働き方改革、中堅・中小企業の社長がまず実行に移すべき５つのこと

2020年も始まりました、暖冬で助かっている、インファクト京都Office Brunch Managerの岡田ゆうかです。今年も、IT、ICT、WEB、海外、採用、働き方改革などのワードを中心に、お役立ち情報を発信していきます！どうぞよろしくお願いします。

2020年は、なんと言っても東京オリンピック・パラリンピックと「働き方改革」ですね、笑　ホントに。
今日は、働き方改革で中堅・中小企業の経営層がまず、着手していくべきことをご紹介します。あなたの会社は、対応済みですか？チェックリスト代わりに読んでみてくださいね〜♪

働き方改革の定義は？

「働き方改革」、毎日のように情報が流れてくるし、いろんな側面、いろいろな意見があると思いますが、私はとにかく「生産性向上」、この一言につきると捉えています。人口がますます減るのは周知の事実。労働力だけではなく、購買人口も消費人口も減る日本で生きていくためには、とにもかくにも「無駄を減らし、生産性を向上し、生産性があることだけにすべの資源を最大限使えるようにしていく」これが、「働き方改革」です！

全員パソコン導入で、もっと便利ツールで生産性向上

「外勤職種の従業員が事務作業に使うパソコンは、共有パソコンで。」という企業が、残念ながらまだまだ多い、日本の中小企業なのですが。。。
これは、一人一台端末を絶対した方がいいと思います。むしろ外勤だからこそ、ノートパソコンやタブレットなど、一人一台を導入すべきと思います。
当然ですが、外勤の人は、事務作業をする時間が他の人とかぶるので、本当にしなければならない事務作業だけをして、他の人に空け渡さないといけません。今は、スマホが発達しているので、自宅でパソコンをもっていない人も多い。もちろん、スマホでいろいろとカバーできるのですが、今無料ツールなどで、いろいろと効率がよくなるものがたくさんあるのですが、そういうものは、何かをやらなければならないことを調べていると発見したりするわけです。
これは、使う時間を気にしなければならない共有パソコンでは、それを調べたり、発見することには使われません。

そうすると全体的にITリテラシーが上がらず、結果的に生産性向上につながるアイディア等は、現場からはあがってきません。

ITリテラシー向上なしに、生産性向上はなし得ないと思います！
是非とも一人一台、端末を実現していただきたいです！！

パソコンと合わせて検討したいグループウエアの導入

例えばコミュニケーション系だけでも、グループウェアを導入すべきです。

具体的にいうと、G Suiteや、kintoneなどです。案件管理までしたいところですが、ひとまず、共有カレンダー、チャット、WEB会議、共有ドライブ（共有クラウドフォルダ）だけでも導入できれば、劇的に効率化がはかれます！一つずつにかかっている時間が劇的に短くなります！

私達がおすすめのグループウェア、G Suiteに関しては、こんなデータも出ているぐらいです！

全員デュアルモニターで生産性向上

デュアルモニターとは、↓のことです。１台１人の作業に対し、モニターを２つ用意するということです。
当社は、創業当時（１５年前）から、事務の方も全員、デュアルモニターです。

パソコン作業は、何かを参照しながらすることが実に多いです。最近ではマニュアル等も紙ではなく、WEBページやPDFになっているので、デュアルモニターだけでも、劇的に生産性が向上します。

例えば、左でカレンダーを参照しながら、右でメールで日程を打診する、などなども。

残業は、まずは事前申請制導入で残業を減らす！

残業の多くが、「きりがいいところまでやる」「結果的に残業になる」になってしまっているということは、経営者の方なら「あー、そうそう」と言っていただけると思います。

「今日、なんのために、何時間残業をする」これを当日でもいいので、事前に申請してもらうことだけでも、残業は減らせます。
事前申請してもらえば、
「それ、今日やらなくてもOK」
「確か○○さんが同じようなことやると言っていたので、一緒にやってもらおう」
「確か○○さんが、今余裕あると言っていた」
「それ、前に誰かがやっていたことなので、雛形あるよ、だからそんなにかからないはず」

などのちょっとした見直し、再配分で解決することが実に多いです。

これは、昼礼や、夕礼などでも同様の効果を発揮します。

止めることをリストアップする。リストアップは、それぞれのレイヤーで

「何かやめられることはないか？」をリストアップしてみます。
リストアップされたもののうち、下記２点がクリアすれば、やめていいことです。

・コンプライアンスにふれない
・お客様が困らない、迷惑がかからない
・社内の人が困らない

生産性があることに使える時間を増やすためには、そうでない時間を減らすしかありません。

そして、ポイントは、経営層は、経営層でこのリストアップをし、現場は現場で、例えば部署ごとにやってみるべきです。現場でリストアップしてもらうと、経営層では見つからなかった「やめてもいいこと」が見えてくるものです。

まとめ

いかがだったでしょうか。すぐにでも実行できることばかりです。費用がかかるものもありますが、生産性向上に多少の投資は、必要です。たとえ、１日１５分の無駄であっても、従業員が１００人いれば、２５時間／日が生産性がある仕事に費やせる可能性があるのです。これが１年になると、なんと、７５０人日分（実に約２年分の営業日）です。これは、かなり大きいです。逆にいうと、これらの投資をしないと、実に１年で７５０人日分の無駄を垂れ流しているということになるのです。
そうやって考えるとかなり、恐ろしいですね。