WEB会議の「マナー」と「ルール」｜これでWEB会議はもっと円滑に！

こんにちは。
ZoomやGoogleハングアウトなど様々なWeb会議ツールの進化に加え、コロナウイルスの影響もありWeb会議（オンライン会議）が、かなり身近になったのではないでしょうか。

しかし直接会っていないからこそ気をつけなければいけない、Web会議のマナーとルールがあります。基本的なマナーとルールを理解し守れば、WEB会議でもっとスムーズに、円滑なコミュニケーションをとることができます！！
そこで今回はWeb会議に参加するときに知っておきたいマナーとルールをご紹介します！

※2020年2月10日に公開した記事ですが、必要な文言等を追記、その他の部分も修正して2020年6月2日に再度公開しました。

WEB会議（オンライン会議）の基本マナー

まず、Web会議をする際に失礼にならないように、事前に気をつけるべき基本マナーをご紹介します。

・逆光にならないようにする
逆光だと顔が見えづらくなってしまいます。カーテンや場所を変えるなどして逆光を防ぎましょう。

・通信環境を整える
通信速度が遅かったりすると、接続が悪くなったり、思うようにWeb会議を進められなくなる可能性があります。回線速度のテストを行ったりして、必要な場合はWi-Fiの導入などを検討しましょう。

・騒音に注意する
騒音があると、お互いに話していることが聞き取りにくくなる可能性があります。極力静かな場所でWeb会議を行うようにしましょう。

・Web会議があることを周囲に伝えておく
会議中に関係者以外の人が入ってくると会議を一時中断せざるを得ないことがあります。家族など、周りに人がいる場合はWeb会議があることを伝えておきましょう。

・早めに入室する
時間通り始められるように、少し早めに入室しておきましょう。

WEB会議（オンライン会議）の基本ルール

次に、会議をより進行しやすくするために決めておくべきルールを紹介します。

・事前に議題を共有しておく
通常の会議でもそうですが、Web会議は何のための会議なのかをそれぞれが理解していないと進行が遅れてしまいます。

・基本的にイヤフォンマイクで参加する
有線マイクが一番望ましいです。Bluetoothは接続不良やPCのスピーカーは聞こえにくいなどの問題の可能性が考えられます。

・同じ場所に複数参加者がいる場合は、一人のパソコンにスピーカーをつなぎ、それ以外のパソコンは音声オフにする
スピーカーはこのような感じのものでいいでしょう。

・しばらく話さない人や、周囲の騒音ある人は、話さない時は自分のマイクをミュートにする

・自分が話すことを伝える
一度にたくさんの人が話すとコミュニケーションが取りづらくなってしまいます。話す人が、自分が話すということを周囲に伝えると会議が進行しやすくなります。

・参加者は最低限にする
Web会議は参加者が多くなるほどコミュニケーションをとりづらくなります。そのため、会議に参加する人は最低限の人数にするのが好まれます。

・ビデオをONにする
顔が見えると話すタイミングや表情を把握することができます。

・リアクションをする
相槌やリアクションがあると話しやすいです。リアクションが伝わりづらくなってしまう可能性があるので、少しオーバーなくらいが好ましいです。

・議事録を取る
議事録を誰がとるのか確認しておきましょう。Web会議ツールでは会議自体を録画・録音することも可能です。

・意見を聞きたい時は名指しする
沈黙が続きやすくなるので意見を聞きたい時などは名指しをすることで沈黙を防ぐことができます。

・終了時間を決めておく
終了時間が決まっていると、ダラダラと続いてしまうことによるタイムロスやストレスを防ぐことができます。

まとめ

今回はWeb会議のマナーとルールについてご紹介させていただきました。気をつける点は多いですが、これらのマナーとルールを理解し、守ることでWeb会議はとても便利なものになります。是非、ご参考ください！