知っておきたい WEB会議を行うときの参加者ルール|WEB会議をもっと円滑に

ZOOM、Skype、Googleハングアウト、ベルフェイス・・・、WEB会議(オンライン会議)が、かなり身近になりました。リアルアポが一切必要なくなるということにはなりませんが、「補完」、電話、メールよりもかなり使えるコミュニケーションツールであることは間違いないです!

インファクトでは海外拠点、国内拠点の打ち合わせに毎日、相当回数使っています。

そして、参加者が基本的な参加マナーを守れば、WEB会議はもっとスムーズに、円滑なコミュニケーションができます!!

WEB会議参加にこのリンクを送ってもらえるように、わかりやすく簡潔に書きたいと思います。

WEB会議(オンライン会議)に参加するときに心得たい基本ルール

基本的にイヤフォンマイクで参加する(有線マイクがベスト。Bluetoothは接続不良の問題が起こりやすい、PCのスピーカーだと、聞こえにくいなどの問題)
同じ場所に複数参加者がいる場合は、一人のパソコンにスピーカーをつなぎ、それ以外のパソコンは音声オフにする
スピーカーは、こんな感じのものでいいでしょう。

しばらく話さない人や、周囲の騒音ある人は、話さない時は自分のマイクをミュートにする
(他人がミュートにしていても、配慮だと思って気にしない)
発言するときは、相手がミュートをOFFにして復帰する時間を考慮して、少し余裕を持って待つ
接続など何かトラブルがあったときは、WEB会議ツールのチャット機能か、電話を使う
会話の際はできるだけオーバーに相槌などをうつ。相槌をしてもらった方が、話しやすい
WEB会議は、リアルよりも相手の状況、表情が伝わりずらいことを理解する
どうしても難しい時以外は、ビデオをONにする(相槌と同じで、話すタイミングや表情が把握できてコミュニケーションがとりやすいため)

退席をする場合は、断ってビデオをOFFにする

まとめ

少しの気遣いで、WEB会議(オンラインミーティング)はとっても快適になります!是非、ご参考ください!

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岡田 ゆうか

岡田 ゆうか

INFACT 京都office 責任者株式会社インファクト
情報処理技術者
「企業のメディア化®」アドバイザーとして、企業のオウンドメディア立上げやコンテンツマーケティングの導入、WEBマーケティング コンサルティング、WEBサイト、ECサイト、その他アプリの制作まで、企業の集客・販促をお手伝いしています!
大手システム会社で3年、広告代理店で8年営業兼ディレクター、インファクトで「企業のメディア化®」研修講師をしてきた経験が今も活きています。
得意業界:化粧品、通販化粧品、育児、旅行、薬局、不動産
http://www.infact1.co.jp/
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