【管理者必見】知っておきたい G Suite の管理者権限まとめ

こんにちは、3月末でインファクト入社から丸1年となった滝沢です!
1年って本当に早いなと痛感しております。

本日は、最近お問い合わせをいただくことが多いG Suiteの管理者権限について、『G Suiteで設定できる管理者権限各種とその具体的な運用方法』をご紹介いたします!

知っておきたい G Suite の管理者権限

最強の権限!特権管理者(スーパーユーザー)

『特権管理者』、ズバリ「何でも操作できちゃう」権限です!
Googleが公示している内容が以下の項目になります。

特権管理者”だけ”ができること

  • 管理者の役割を作成する、割り当てる
  • 管理者のパスワードを再設定する
  • 削除したユーザーを復元する
  • 管理者の設定を管理する
  • お支払い情報を設定し、ライセンス管理を制御する
  • ドメイン全体の委任を許可し、API クライアント アクセスを管理する
  • G Suite Marketplace アプリをインストールする(”アドオン”と呼ばれるものです)
  • Google カレンダーのリソースのアクセスレベル制御を管理する
  • グローバル ディレクトリの設定を管理する
  • データ移行サービスを使用する
  • ユーザー削除プロセス中にファイルのオーナー権限を譲渡する
  • ユーザーが 2 段階認証プロセスを有効にできるようにする
    (引用元:G Suite管理者ヘルプ「規定の管理者の役割」https://support.google.com/a/answer/2405986?hl=ja)

と、特権管理者(スーパーユーザー)は組織の全てを管理することができるんです!

「ということは、特権管理者の権限というのは、軽々しく割り振ってはいけない?」
・・・はい、正解です!

この権限を持ったユーザーは、文字通り「全て」の項目を管理することができます。
そのため、実際運用をされていく上では、会社の代表者や役員のみにこの権限を割り振ることをオススメいたします。

グループ内を統括!グループ管理者

グループ管理者ができること

  • ユーザー プロフィールと組織構造を表示する
  • 管理コンソールで新しいグループを作成する
  • 管理コンソールで作成したグループのメンバーを管理する
  • グループのアクセス設定を管理する
  • 管理コンソールからグループを削除する
  • 組織部門を表示する
    (引用元:G Suite管理者ヘルプ「規定の管理者の役割」https://support.google.com/a/answer/2405986?hl=ja)

見ていただいてわかるように、この権限は「グループ管理」において本領を発揮します。

ほとんどの場合、部署を基準にG Suite上でグループ設定を行うと思います。例えば部署編成に変更があった場合にも、各部署で誰かをこのグループ管理者に設定しておくことで、すぐに管理画面から設定を変更することができます。

グループ管理(部署管理)を担当する人には、是非この権限を付与してみてください!

ユーザーの設定全般はこの権限!ユーザー管理者

  • ユーザー プロフィールと組織構造を表示する
  • 組織部門を表示する
  • ユーザー アカウントを作成、削除する※
  • ユーザーの名前やパスワードを変更する※
  • ユーザーの個別のセキュリティ設定を管理する※
    (引用元:G Suite管理者ヘルプ「規定の管理者の役割」https://support.google.com/a/answer/2405986?hl=ja)

ユーザー管理者権限では、管理者以外のユーザーのあれこれを全て管理することができます!

例えば役員が特権管理者で、ユーザー管理者が社内にいない場合、社内で新規ユーザーの作成や退職者の削除をいちいち役員に頼んでいられないですよね。

ユーザー管理者が社内にいない場合:
部署長「お忙しいところすみません…社員Aが退職したため削除をしていただけませんでしょうか」
役員 「了解です(これぐらいの作業は自分でやってほしいな…でも権限ないのか…)」

といった、ストレスフルなシチュエーションが生み出されかねません(笑)

理想的な運用方法としては、部署の責任者もしくは社内のIT担当者にこの「ユーザー管理者」権限を割り当てます。そうすれば、部署毎に修正が必要となった際に、部署の責任者もしくは社内のIT担当者に依頼し、処理を行ってもらいます。

現在、実際に上記のようなシチュエーションが存在するという企業様は、ぜひお試しくださいませ!

管理者権限の管理で注意するべきポイント

簡単な操作画面・・・しかし設定は慎重に!

他のグループウェアサービスに比べ、G Suiteは管理画面がいたってシンプルです。Googleは消費者向けのサービス(BtoC)をもともと多く提供していたため、ITスキルを多く持っていなくとも比較的簡単に操作できるのが特徴です。

しかし、実際の運用では様々なルールの作成や正確な運用が求められます。一つ設定を間違えただけで、アルバイト従業員に特権管理者の権限を与えてしまっていた、一般社員が勝手に役員のパスワードを変えられるようになっていた・・・など、決してあり得ないことではありません!

特定の管理者権限を与えられたユーザーは、上記のポイントに注意しG Suiteでの設定・管理をオススメします。

G Suite導入のご相談はお気軽に

インファクトでは、これまで多数のお客様のG Suiteの導入や運用、社内全体ICT化のお手伝いをしてまいりました。有用性とセキュリティを両立した、最適な運用をサポートいたします!

「G Suiteってどんなもの?」「ちょっとだけ興味があるんだけど・・・」という方は、是非弊社ホームページのお問い合わせフォームからご相談くださいませ♫

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滝沢 きり

滝沢 きり

インファクト京都Officeでインターンをしている滝沢です。趣味は旅行・登山・料理です。現在ドイツ語とお灸がマイブームです!何かを作り出すことが好きなので、これから沢山勉強をして素敵なWebデザインを作成できるようにしていきたいです!
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