ご存知ですか?グループウェアはコミュニケーション系と業務管理系に分けられる!

インファクト ICT導入・定着アドバイザーの岡田です。テレワーク、テレワークと叫ばれておりますが、そもそも、クラウド化しておけば、ハードさえあれば、すぐにでもテレワークに移行できるんですよね。

ただ、このコロナ騒動でPC外付けWEBカメラが売ってないとか、ノートパソコンも品薄だったりするみたいですね。

さて、今日は、ICT導入無料相談会をやっているときに、必ずといっていいほど、みなさんから出る質問にお答えしたいと思います。
「kintoneとG Suite って、かにばりませんか?(競合しませんか?)使い分け?それとも移行?」

答えはイエスだけど、ノー

例えば、kintoneとG Suite一部かぶっている機能(ツール)もあります。ぱっと思いつくのは、カレンダーやファイル管理ですね。
ですが、kintoneは部署内のみの共有はしやすいが、部署を超えた人の予定や、共有の予定をつくるのが、面倒という声は聞くし、逆にGoogle Calendarは部署の人数が多い場合は、見にくいというようなことも聞きます。
ファイル管理は、ファイルの保存だけであれば、kintoneでも可能ですが、それを編集するとなったら、ダウンロード>編集>再アップロードが必要。手間、且つその間に別の人が編集をかけていたらデグレします。
が、Google Driveではそのような問題は、一切起きません。

かぶっているものもありますが、かぶっていないものもたくさんあります。これを理解するには、グループウェアは大きく2種類にわけられることを知れば、解決します。

グループウェアには大きく2種類に分けられることを理解しよう

業務管理系グループウェアの強いところ

そもそも業務を管理することも目的に作られているので、
・ワークフロー
・業務に関わる様々なことがデータ連携可、管理可

業務管理系グループウェアの弱いところ

例えばコメントなどのチャットなどもついていたりするのですが、
・全般的にコミュニケーション
・共同(同時)作業には弱い
・WEB会議等はない
この弱いところを保管する意味で、コミュニケーション系グループウェアが登場、発展していったと理解していいでしょう。

ですから、kintone と G Suite を使っている等は、よくある話ですし、情報があちこちに言ってしまって余計やりずらくならないのかというご質問に関しては、運用次第です。

↓は、かぶっている機能に色をつけたものです。

グループウェアの導入・定着には、ツールも大事だけど、運用ルールはもっと大事

ツールを導入する際、多くの人が↓を検討してから導入していると思います。
・ツールでまず何ができるのか、
・どこまでできるのか、今の業務がどう改善されるのか

ですが、検討段階、導入時には、さらに
・この業務は、このツールで、このようなやり方でやってみる
・このツールのこの機能はいったん使わない
・コミュニケーションは、基本的にはTeams(Googleチャット)に統一
・kintoneの掲示板は使わずに、Googlekeepで行う
など、部門長と総務で決めた上で開始するのがグループウェア運用で業務効率化するカギです。

まとめ

結局ツールがバラバラになってしまうのか。。。とお思いかもしれませんが、ある程度はいたしかたないかと思います。もちろん、5個も6個もツールがわかれてしまっているのは、何かをやめられるように、検討してみるのがいいと思います。
一元管理できるように自社システムをつくろう!や、データ連携をカスタマイズしよう!などはものによってはナンセンスで、開発費が膨大、開発できたころには、業務が変わっているなどがよくよくあります。
業務が変わっていくようにツールは完璧ではないですが、ちょっとしたカスタマイズ連携と運用ルールでほぼほぼは効率アップすると思います。
「何からどうしていいかわからない!」場合は、ご相談ください^^ ICT化無料相談会やっております

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インファクト編集部

中堅・中小企業売上UP研究所by株式会社インファクト【INFACT】です。WEB&ソーシャルメディアマーケティングを得意とし販売促進支援企業として販促コンサルティングからWEB制作・カタログ・パンフレット制作まで企業の売上アップをサポートします。http://www.infact1.co.jp/
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