【最新】2020年上半期 G Suite 神アップデート3選

こんにちは!
最近梅雨のジメジメ・低気圧と戦っている滝沢です。

本日は、G Suite好きな私が選ぶ【2020年上半期の神アップデート3選】をご紹介します!

G Suiteって何ができるんだっけ?

G Suiteは、Googleが提供するグループウェアです。よく知られているメインアプリとしては、Gmail、Googleカレンダー、Googleドライブなどがあります。これはGoogleアカウントを持っているユーザーであれば、無料でも使用できるアプリです。

G Suiteは有料です(月額¥680〜/1アカウント)。よく「無料版と何が違うの?」とご質問いただくのですが、G Suiteは業務連絡の効率化、業務コラボレーションの支援など、まさにビジネス用に設計されたグループウェアです。データの共有や打ち合わせの打診などなど・・・ここでは書き切れないくらい、業務に欠かせない便利機能が大量に詰め込まれています!詳しくは、以下をご覧ください。

今すぐG Suiteをグループウェアとして社内に導入すべき理由

2020年上半期 G Suite 神アップデート3選

1、待望!Chatに組織外のユーザー追加が可能に

私的にはこの機能がダントツで1位でした!!
なんと言っても、2019年の春ごろからずっと「〇月に対応予定です、少々お待ちを・・」とGoogleが何度もフライングで発表し延期…そして忘れかけた2020年6月に、さらっとリリースされたというプチ歴史のある機能だからです(笑)

実際に使用してみると、外部パートナー様とのやりとりがかなり楽になりました!
以下が実際の使用画面です。組織外のユーザーを含むチャットには、しっかり「外部」と表示されています。

今まで外部パートナー様とやりとりをする際は、メールや他のコミュニケーションツールを多用してきました。しかし今回、Chatの外部招待機能を使ってわかったことは:やはり業務管理ツールは、1システムで一元管理するべきということです。1システム=1グループウェア(今回はG Suite)の意です。

昨今、国内外でスーパーアプリが生活に浸透してきていますが、個人的には業務で使用するツールが一元管理されていない方が、毎日のことなので支障になると感じています。

さて、Chatに組織外のユーザーを追加する設定はワンクリックで簡単です!
使用予定の方は、以下の記事をご覧くださいませ。

G Suiteのチャットルームに組織外のユーザーを追加する方法

2、ドキュメントからカレンダーの入力が可能に!

こちらも何気に便利な機能なんです!Google KeepとToDoリストが、最近どこにでもいるな…(サイドに表示されている)というのは感じていましたが、ついにカレンダーも参戦しました!素晴らしいことです。

画像の通り、カレンダーアイコンをクリックするとカレンダーが出てきます。ここでは自分の予定以外に、他ユーザーのカレンダーも丸ごとチェックできてしまうので、毎回カレンダーを開いているタブに移動せずに済みます。

<運用の想定>
① ドキュメントで資料を作成
② Aさんに打ち合わせで確認してもらいたい
③ カレンダーアイコンをクリック
④ Aさんのカレンダーを選択し、予定を確認
⑤ X月X日のX時に打ち合わせを依頼(予定作成)、ドキュメントURLを予定詳細に追加

といったように、複数の作業(ドキュメント作成、打ち合わせの打診、資料の共有)がなんと1画面で完結させることができます!実際にこの機能を使ってしまうと、次はタブを切り替えてカレンダーに〜なんてやってられません(笑)

3、Googleカレンダーで短時間の会議時間を確認できるように

Googleカレンダーは、Gmailアカウントで使っている方も多いくらい、広い範囲で浸透しているスケジュール管理ツールですよね。

そんなGoogleカレンダーでは、今まで30分以内の予定が30分の予定と同じ大きさで表示されていました。私自身、カレンダーを日々使いこなしている身として意外に不便だなと感じる機能でした(例えば10分〜15分で終わる打ち合わせにもかかわらず、カレンダーには30分の幅で表示されてしまい詳細が見えづらい、など)。

そんな表示サイズの問題ですが、今回のアップデートで改善されました!
以下のように表示がされることになっています。
※こちらは7月上旬のアップデートのため、7月中旬/下旬〜利用可能となります。

(画像引用元:Google G Suiteアップデート ブログ/https://gsuiteupdates-ja.googleblog.com/)

これまでは、短時間の予定(15分の予定など)は30分の予定と同じサイズで表示されていましたが、30分以下の予定の場合でもその時間に合わせたサイズで表示されることとなりました。これでスケジュールがさらに詳細に確認できるようになりますね!

まとめ

G Suiteでは今後もさらなるブラッシュアップが予定されています。
例えば、Meetでのバーチャル背景機能など、ZoomにはあるけれどMeetにはなぜないの!?といった機能も、今後のロードマップには載っているそうです!(情報ソース:Googleのサポートチーム)

どんどん便利になっていくG Suite、2020年下半期のアップデートにも期待です。
まだ活用されていない方は、まずは2週間のトライアルでがっつり試してみてください!

《ご案内》
インファクトでは G Suiteについてゼロからわかる動画を作成しました。
一度ダウンロードすれば何回でも視聴ができます。是非チェックしてみてください!

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滝沢 きり

滝沢 きり

京都勤務の滝沢です。立命館大学・国際関係学部卒。
趣味は英語とサイクリング、天秤座・AB型(の平和主義)です!
社内のICT化、クラウド移行のお手伝いをさせていただいております。
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