テレワーク経験者が解説!テレワーク導入のメリットや必要なツールとは?

こんにちは。
低気圧に弱く梅雨が早く明けてほしいと願う滝沢です!

さて、コロナの拡大と働き方改革の拡大に伴い、在宅勤務や遠隔勤務、つまりオフィスに行かずに仕事をする動きが全国で広がっています。(=テレワーク≒リモートワーク) 社員が国内外どこにいても仕事ができる環境はプラスですが、ITに慣れていない企業にとっては、業務効率が落ちたりは気になりません。

この記事では、テレワーク(リモートワーク)導入のメリット、実際に経験をして見えた課題そして「これは業務に必須!」と感じたツールをご紹介します。

テレワーク(リモートワーク)の必要性とは

私自身も、2020年の4月半ばから完全テレワーク(リモートワーク)で勤務させてもらっています。まず感じることが「テレワーク(リモートワーク)でも業務自体はできてしまう」ということです。これは完全に業種や担当業務によりますが、私の場合はPC1台あれば仕事ができてしまいますので、今回のような有事にも対応できました。(そしてそのような方針を定めた会社に感謝です!)

コロナが長引くにつれ、そしてたとてコロナがなかったとしても、テレワーク(リモートワーク)はこれからの時代に「必須」な存在となること考えています。年々若者が飲み会に参加しなくなる…といった例もあるように、時代と即した企業の在り方がより一層求められているのではないでしょうか。

【必見】テレワーク(リモートワーク)のメリット

国内外にいる優秀な人材を確保しやすい

テレワーク(リモートワーク)であれば、社員がどこに住んでいてもさほど問題ではありません。一昔であれば、「優秀な人は都市部に集まる」といったバイアスが存在していたかもしれません。ですが、昨今の田舎に移住しスローライフを送る人が増加しているなどの傾向から、優秀な人材は地方に集まっている場合も往往にしてあります。さらにテレワーク(リモートワーク)あれば、海外から優秀な人材を採用することも可能です。職種によりますが、日本企業であれば日本語話者であればある程度の業務が回りますよね。

人手不足が問題になっているこの時代、テレワーク(リモートワーク)で優秀な人材を確保できる環境を整えておくことで、それは企業にとって大きなメリットになります。(採用コストの削減も可能ですよね。)

交通費・オフィス維持費のコストカットを実現できる

テレワーク(リモートワーク)を実施することで、オフィスの賃貸料や光熱費にかかる膨大な経費をカットすることができます。オフィスを完全にシャットダウンした企業はまだ少ないですが、オフィス縮小の動きは世界中で確実に進んでいます。

テレワーク(リモートワーク)する人の割合を増やせばオフィスの面積を縮小することができますし、通勤にかかっていた毎月の交通費もカットできるため、企業によっては経費の大きなコストダウンが見込めます!

今までの通勤時間を自己投資の時間に当てられる!

今まで電車・車通勤をしていた方にとって、テレワーク(リモートワーク)の開始で30〜2時間ほどかかっていた通勤時間がなくなるというのは、かなり大きいのではないでしょうか。

実際に私の通勤時間(家〜会社)は30分ちょっとですが、起床から準備、家を出るまでに費やしていた時間としては、1時間以上でした。テレワーク(リモートワーク)に切り替わったからは毎朝早起きをし、始業時間までの間を頭を使う重めのタスク進行や、インターン生からの成果物確認、またはプラスアルファの「重要でもないし緊急でもない仕事」をする時間に使っています!これは大きな変化でして、心を落ち着かせて物事を整理し考える時間が増えました。私にとってかなりプラスです!

テレワーク(リモートワーク)で仕事ができる方の中には、通勤時間に割いていた時間を、運動や読書・勉強に当てている方も多いのではないでしょうか?まさにワーク・ライフバランスの第一歩ですよね。(ここでは実現しやすくなる、の意味です。)

要検討!よくあるテレワーク(リモートワーク)運用上の課題

仕事の進捗が共有しづらい→解決できます!

オフィスで働くのとは違い、お互いの仕事内容が見えづらいのがテレワークの課題です。メールやチャットツールで進捗を報告することはできますが、報告すること自体に時間がかかってしまうと、それだけで生産性が下がります。その場合は業務を「見える化」するサービスツールを導入するといいでしょう。

仕事のフォローにはチームワークが重要!

テレワーク(リモートワーク)だと一人ひとりの顔が常に見えるわけではないので、「今パンクしそうです」という状態になっても察知しにくいのが課題としてあげられます。

そんな時は、進捗報告をするときに今の空き具合を確認することを心がけると良いでしょう。「今」何が大変なのかと「来週」何の仕事があるのか、その現状と直近の確認をしておくことで、タスクの割り振りやフォローがしやすくなります!

いくらテレワーク(リモートワーク)の個人作業といえども、会社は組織=チームです。
頑張っている姿は見えるけれど、手一杯かどうかはわからない…これでは進捗報告の意味があまりないですよね。進捗報告の仕方を工夫し、その報告結果を見える化することがポイントです。そして何よりも、いっぱいであれば「助けてください!」と言えるような雰囲気づくりが大切ですね。

テレワーク(リモートワーク)で大活躍!必要なツールとは?

『G Suite』クラウド型グループウェアは必須です。

しかし、こちらにおいてはテレワーク(リモートワーク)でなくとも必須なツールとなってきています。業務管理を紙や手書きで行っていては、生産性はいつまでたっても上がりません!!「導入する→試す→慣れる→全社運用」の流れを作るためにも、まずはクラウド型グループウェアについて調べるところからスタートしてみてください。

グループウェア導入の最大メリットは、業務で使用するツールを一元管理できるという点です。「これをする時はあのツール、あれをする時はこっちの会社のツール…」といちいち分けていては、データの互換性もないですし、はっきり言って不便です。PCを必要とするほとんどの仕事が、ツール同士のコラボレーション、そして人同士のコラボレーションの積み重ねです。ツール同士の互換性がないとコラボレーションができず、気がついたらデータの移行に膨大な時間をかけていた、なんてことにもなりかねません。

弊社ではGoogleの『G Suite』を導入しており、多数の企業さまに推奨させていただいております。G SuiteはGoogleのグループウェアということもあり、大変使いやすいUI(ユーザーインタフェース)で人気です。特記するようなスキルも必要ないため、誰でも利用することができます。

上の画像のように、簡単に複数人の予定管理を行えます。打ち合わせの打診このカレンダーからできてしまうため(Zoomとも連携可能!、Google Meetがデフォルトです)、いくつもの業務フローをこのカレンダー1つで完結させることができます。
G Suiteのメインアプリはこれだけではないので、G Suiteに関する詳細は以下をご覧ください!

今すぐG Suiteをグループウェアとして社内に導入すべき理由

『ノートPCスタンド』で肩こり軽減!

ノートPCでの作業に肩こりはつきものですよね。ずっと同じ姿勢で手を動かしていると、どうしても前傾姿勢になります。そんなときにおすすめなのが、以下のようなノートPCスタンドです!

これだけで私の生活が変わったのは言うまでもありません(笑)
前傾姿勢になるのが嫌だなあと思っていた矢先、ついに購入をしました!(Amazonにて¥2,000ちょっとで購入しましたが費用対効果がありすぎるため、今でも周りにおすすめしています。

選ぶポイントとしては、スマホスタンドもついているかどうかです。これがあるだけで、デスクの上の清潔感が違います。また、デスクが仕事モードな見た目になるので「さっ、今から仕事!」と仕事とプライベートのメリハリをつけやすくなりました!(家にいると、どうしてもPCを開きたくなったり、通知が気になってしまうものです…) あとは、傾斜を何段階変えられるか、です。これは「肩こりの度合い」そして「この作業にはこの角度がいい!」といったように、日々の体調や作業もしくは気分によって傾斜を変えることができた方が、心地よく仕事ができるからです。

¥2,000で肩こり軽減・姿勢改善、そして仕事/プライベートの切り替えがしやすくなるなんて、コスパが良すぎると思いませんか?まずは仕事をする環境を整えることで、パフォーマンスも変わってきます。まだ購入されていない方は、是非お試しください!

まとめ|3ヶ月のテレワーク(リモートワーク)を終えて学んだこと

仕事に対する考え方の変化、テレワーク(リモートワーク)で導き出せたこと

この約3ヶ月間のテレワーク(リモートワーク)を通して、仕事の「仕方」が変わったのはもちろんですが、仕事に対する「考え方」もだいぶ変化しました。

テレワーク(リモートワーク)では基本的に「成果」で評価されるため、最初に決められた締め切りを守る意味が重く感じられました(締め切りがある仕事において)。出社していた時は、切羽詰まっても「どうにかすれば、なんとかなるだろう」と思っていた部分が正直ありましたが、リモートですと成果勝負。確実に成果を出す方法で細かい作業もこなしていかなければいけません。締め切り通り(もしくはそれより早く)に「できました!」と提出できるよう、最終ゴールまでの道筋を立てて仕事をする重要性を学びました。

意識が散乱し、一つの作業に集中することの難しいことも

ただし、一つ一つの作業に集中することの難しさも同時に感じました。私は黙々と作業を続けるというよりかは、常にチャットをチェックしながらショートスパンの作業をこなしていき、他プロジェクトの進捗を確認、お客様にご連絡…という仕事の進め方をしています。そのため、実際に自分が一作業を長時間続けることになった際、あまり集中できていないことに気がつきました。色々なところを確認するのに慣れていて、脳内が完全に散乱していたのです(笑) そんな時は、一旦チャットを他のウィンドウの下に追いやり→一点集中→チャット確認→一点集中→完了すれば次、一定時間で終わらなかったら見込を報告、と言うようなフローを確立しました。

これからの仕事で本当に「評価」されなければならない部分は?

これからは、会社に行くだけで評価の対象となる「皆勤賞」なんというものは、必要なくなるかもしれません。成果を確実に着々と残す人たちだけが、上に上がっていくといった構造になっていくのではないでしょうか。

また、即戦力になるにはスキルも大切ですが、その場の行間を読むといったスキルが本当に重要だなとこの3ヶ月を通して思いました。これはリモート営業スキルにも役立つスキルですね!(自分に喝です)

まとめ

テレワーク(リモートワーク)を通して、自己管理、そして相談事などのコミュニケーション面の重要性を学びました。各プロジェクトに関しては、事前に危機予測することである程度のトラブルは防げると思います。必要なツール、そしてよくある課題に気をつけながら運用することで、十分稼働させることができます。

これからの時代、「会社にいかないと何もできない」と言うのはどんどんナンセンスに捉えられてしまう可能性があります。まずは業務管理をクラウド化するところから始められてはいかがでしょうか?そうすることで、テレワーク(リモートワーク)の導入がグンとはやくなりますよ!是非検討されてみてください。

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滝沢 きり

滝沢 きり

京都勤務の滝沢です。立命館大学・国際関係学部卒。
趣味は英語とサイクリング、天秤座・AB型(の平和主義)です!
社内のICT化、クラウド移行のお手伝いをさせていただいております。
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