実録|G Suite導入で残業が減った!G Suiteで業務効率化する方法とは?

こんにちは!京都Officeの滝沢です。
京都は梅雨も明け、少し歩くだけで滝のように汗が出るようになりました。

今日はG Suiteの導入で業務する上で何が変わるのか、そしてどんな業務が便利になるのか、といった内容をお話しします。

G Suiteで何ができるか、よりも『何が変わるか』

最近企業さまとお話をしていて思うのが、皆さんG Suiteで「何ができるのか」は G Suiteのサービスページなどで調べられてご存知なのですが、実際に導入し「社内がどう変わるのか」といった部分のイメージまではついてらっしゃらないように思います。

もちろん、導入していないのだから分からないでしょう、と言われてしまえばそれまでなのですが・・・G Suiteを導入して社内の何が便利になるのか、といった業務フロー部分までイメージを膨らませていただくだけで、導入しよう!決めるまでスピードも格段と速くなります。

そこで、G Suiteを導入し長いこと運用をしているインファクト社内を観察し、私がそこで感じた「G Suite導入による社内恩恵ポイント」をご紹介していきます。

Googleチャットで社内連絡を迅速かつ気軽にできるようになった

過去のやりとりを探索するのではなく「検索」する!

Googleチャット(G Suite特化機能、無料版はありません)の導入前は、業務連絡のスピードがそこまで速くはなかったように思います。なぜかというと、既読か既読じゃないかは分かるツールを使用していたのですが、「過去のやりとり」を探すのにどうしても時間がかかっていました。

しかしGoogleチャットでは「チャット内検索」ができます。ですので、2週間ぐらい前にあんなやりとりしたような・・でもどこで話したんだっけ・・・と考えて探索する、という時間をなくすことができます!

キーワードは「迅速、的確に」でも「フレンドリーさ」を忘れない

文字での業務連絡は、どうしても「冷たく」見えがちです。ですがGoogleチャットは、少しのエフォートでコミュニケーションがとっても円滑になるような設計になっており、一言でいって非常に使いやすいです。

まず、Googleチャットでは各ユーザーの写真が見えるので、まずこれだけでも柔らかい印象になります。それに加えて「リアクション」機能がついているため「すぐには返信できないけど読みました」もしくは「返信しなくてもいい内容だけれど既読したことは相手に伝えたい」といったときに非常に便利です。(下の画像で言えば黄色のいいねアイコンです)

迅速にかつ気軽にメッセージを送ることができるため、非常に便利な業務連絡ツールだと感じます。送ったメッセージの編集もできるため、何かと便利ですよ(もちろん”編集済み”とマークはされます)。リアクション機能でフレンドリーさが出ると述べましたが、フレンドリーすぎないところもポイントかなと思います。

例えばプライベートでも使用できる某コミュニケーションアプリではスタンプが使えますが、社内の業務連絡でスタンプを使ってしまうと、全体的にどうしても何か締まっていないような見栄えとなってしまいます。
※フレンドリー=親しみを込めて、優しく、友好的に、という意味です。
そういった観点から見ても、Googleチャットは満点に近いG Suiteアプリといえるでしょう。是非Googleチャットを使って、社内の業務連絡を迅速、かつ円滑にされてみてください。

Googleカレンダーで日程調整に時間を使わなくて良くなった

端的にいうと、下のようなやりとりが一切なくなりました!!

  • 「○月○日の○時〜空いていますか?」
  • 「この日とこの日だったらどちらが都合いいですか?」
  • 「今日無理だったら、明日でお願いします。」
  • 「やっぱり○日は都合は悪くなってしまいました。
     スケジュールを再打診するので、再調整してもらえますか?」

例えば、A日程が無理ならB日程、B日程も無理だったらC日程を出す必要がある、が、そもそもC日程が大丈夫かどうかの確認が必要・・・こんなことを延々と電話やメールで行っていたら、いつまで経っても一番の目的である「打ち合わせ」自体が出来ないですよね。

Googleカレンダーを使用することで、打ち合わせを打診したい相手のスケジュールが「見える化」されます。上述でいえば「C日程を出せない」ということがなくなるわけです。また、A日程もB日程も無理です、といったときにその連絡も「私のスケジュールを確認して、C日程を出してもらえますか」とGoogleカレンダー上で返信することができるため、わざわざ他のツールを開いて連絡して・・・といったことがなくなります。

そんな小さなこと・・・と思われる方もいらっしゃるかもしれませんが、私はこれこそ本当の意味での「ちりつも」だと思っています!

 

まとめ:G Suite導入で業務効率が上がる→残業時間が減る!

Webマーケティングのツールなどの即効果が見えるツールに比べ、G Suiteのようなグループウェアに対して「このツールで本当によかった!」と感じるまで速度はなかなか遅いのかな、と思います。ですが、G Suiteはまさに「ちりつも効果」を感じるツール(グループウェア)であり、導入数週間後にじわじわ「すごく便利!!」と感じます。

G Suite導入=残業時間が減る、という式は一見パッとしませんが、本日ご紹介したような業務内容を毎日何百、何千回と行っていくと、1年間で見たときの残業削減時間でG Suiteを導入しているのとしていないのでは大きな差が出ます!

どうやって残業を減らせるのか、と考えたときに「従業員一人一人の業務スピード」だけではなく、「何を使って業務しているのか」にも着目してみてください。無駄な時間に思えるような内容を発見できるかもしれません。

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滝沢 きり

滝沢 きり

京都勤務の滝沢です。立命館大学・国際関係学部卒。
趣味は英語とサイクリング、天秤座・AB型(の平和主義)です!
社内のICT化、クラウド移行のお手伝いをさせていただいております。
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