岡田 ゆうか
インファクト京都Officeの岡田です！
勤怠管理システムは、毎日触るシステムで給与の前処理だからこそ、「勤怠管理でこれも一緒に管理したいんですけど・・・できますか？」と聞かれる場合があります。今日は実際に総務など勤怠管理のご担当者さまや社長さまから聞いた、
勤怠管理で一緒に管理したいものランキング！！
をお届けします。※株式会社インファクト 調べ
１位 宿直回数は勤怠管理と一緒に管理したい！
宿直！しかも、これは、時間ではなく回数（日数）
で管理したい、とよく伺います。宿直は宿直手当というものを給与で出されており、それが１回◯◯円というふうにつけているからみたいですね。給与で手当を出すためにカウントするものは勤怠で自動集計されていれば、ラクですもんね。
タイムカードや手書きのときの宿直管理は？
勤怠管理システム入れてない場合は、タイムカードに手書きし、本当にその日宿直していたかどうかを上長に承認印をもらいにいく。
しかも締日近くに事務の方が宿直予定表とそれが合っているか、などを確認して、エクセルの宿直の欄にタイムカードから拾った回数（日数）を転記するという処理を行っているそうです。
２位 日直回数は勤怠管理と一緒に管理したい！
これも宿直と全く同じようですね。本来はお休みの日でも緊急時対応のために、誰かしらは日直でいてもらうということがあるようです。日直手当を出しているようですね。
３位 自主勉強会への参加回数又は、参加した時間の累計は勤怠管理と一緒に管理したい
これは、自主勉強会なので、勤務時間には入れられない。ただ、自主勉強会に参加している人はその行動を評価したい。というものですね。
これは、回数で把握したいという会社もありますし、自主勉強会に参加した合計時間で把握したい会社と分かれるみたいですね。
いずれにしても、どこかのワークフロー等で管理したり、別で管理するのではなく、勤怠で管理したい。
勤怠で管理していれば、手当やボーナスの評価に入れる場合にもスムーズに処理ができますね。
４位 日報も勤怠管理と一緒に管理したい！
これもあるあるですね。とくに工場や建設などの現場仕事のメンバーの方はパソコン等も支給していない。その他稟議を書いたりするようなこともない。でも日報は書いてもらいたい。
となると、退勤を打刻する前に同じところで日報がかけて、上長にみてもらえる仕組みがあればいい！ということになりますね。
５位 お弁当を頼んだ回数も勤怠管理と一緒に管理したい！
私は、初めて聞いたときには驚いたのですが、お弁当を会社で一括で注文して、その料金を給与から天引きしているということが結構あるようですね。
で、全員が出勤している日は、すべてお弁当を頼めば話は簡単なのですが、悩ましいのが、出勤していても今日は手弁当持ってきました、今日はお客さんと外に食べるからお弁当は頼まない！という場合です。当然ありますね。毎日、どこでお弁当の注文をとるのか、その集計をどこでしておくのか？
というのが、問題になるそうです。エクセル等で管理すると、いろんな人が同時に入力できないし、スプレッドシートにしても、20を18にしても誰も気づかない可能性があります。
確かにこれは、システム内で承認制がとれて、簡単にカウントされ且つ勤務表を出力したときに併せてでてきたら、一手間も二手間も減らせそうですね。
Smooth勤怠なら、すべて「自由申請機能」で管理できる
申請の項目名も単位も管理者が自由に決められます。この機能を使えば、会社の独自ルールでいろいろと承認、管理しているものが勤怠管理システムで完結しそうですね
一ヶ月で締めた後の勤務表（一人１シート）をダウンロードしたものにも、きちんと集計が載ります。
こちらは、一人一行のサマリーCSVですね。
まとめ
勤怠管理システムに限りませんが、システム化の良さは①誰が、いつ、どのような内容を申請したかが残る、&気づかずに変更されることがない（変更する場合は、取り消しや変更申請をすることになるので、またその履歴が残る）②紙の保管の必要がなくなる③申請用紙が回っている間になくならないなどのメリットがありますね
早く煩わしいことを一つ一つなくして行きましょう！！
岡田 ゆうか
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