滝沢 きり
テレワーク(リモートワーク)を取り入れようとしている・すでに取り入れている企業が、まず真っ先に考える課題として「勤怠管理」の方法があげられます。
テレワークをしている従業員の勤怠管理は、クラウド型の勤怠管理システムの導入がおすすめです。普段会社では紙や手書きで勤怠管理をしているという企業も、クラウド型の勤怠管理システムに切り替えることでデータの紛失や毎月の締め作業が圧倒的に楽になります。
今回は、テレワークでの勤怠管理に必須な勤怠管理ツールにおける「確認すべきツール選びのポイント」をご紹介します！
勤怠管理ツールの導入前に、まず確認すべきこと
残業時間の管理は申請・承認制ですか？
現在、残業時間の管理はどのように運用していますか？
たまに「うちは、残業時間は青天井でつけているんですよ〜」といった企業さんがいらっしゃいますが、残業時間が青天井の時代はとうの昔に終わりました。とうとう日本でも、健康状態の維持やワークライフバランス、子育てにあてる時間などに与える悪影響の大きさから、一定の長時間労働を強いる企業に対して国から罰則が設けられています。
そこで考えていただきたいのが残業時間の管理方法です。青天井で残業時間の管理をしている企業は、残業時間の申請・承認を行っていないことがほとんどです。事後報告であったとしても時間外の残業は会社に報告される必要がありますし、会社側もデータとして把握しておかないと、後から(退職後など)大変なことになりかねません。そのためテレワークで残業が発生する際は、社内で残業時間を申請制にすることを決めてから勤怠管理ツールを導入しましょう。そうすることで残業時間の管理が正され、勤怠管理ツールの導入自体もスムーズに進めることができます。
有給休暇の管理はできていますか？
2019年4月から有給休暇の取得義務が設けられました。業界ごとに多少時差はありますが、ほとんどの企業が対象となっており、従業員は有給休暇付与日から１年以内に５日間取得しなければなりません。
ここで確認したいのが、有給休暇の管理方法です。よく手書きやエクセルで管理しているという企業さんがいらっしゃいますが、実はかなり危険です。手書きで管理している企業にて、給与明細に「有給休暇：残日数 X 日」と記載し「本当にこの日数であっているのか」と従業員から問い合わせがあったとします。
この場合、どの様に確認すれば良いと思いますか？
手書きで管理していると、確認作業だけでかなりの作業が発生するのではないでしょうか。また、きちんと管理できていればいいのですが、手動での作業のため合っていない数字で運用されてしまうことも防ぎ切れないですよね。１つの間違いで「あなた、５日間取得してないですよ」となり企業に罰金が課せられては管理の意味がありません。手書きで管理をされている企業は、この際に管理の仕方を見直すべきです。
「テレワークでの勤怠管理」ツール選びにはここに注目！
いよいよテレワークでの勤怠管理に必要な勤怠管理ツール選びです。
たくさんある確認すべきポイントの中でも、「これは必須！」という３点をご紹介します。
１. 対応しているデバイスを確認しましょう
テレワークでの勤怠管理ツールでは、インターネットに繋いですぐに打刻できることが必須条件です。それに加え、自宅でも外出先(サテライトオフィスなど)でも、いつでもどこでもアクセスできることがポイントとなります。
例えば、日々の打刻の修正や有給休暇などの申請関係はすべてパソコンの画面から直接入力したり、打刻はスマートフォンからなど、多彩な運用方法を選ぶことができます。限られたデバイスしか使えないというようなシステム(パソコンからのアクセスのみなど)は、できるだけ避けた方が良いでしょう。
２. 残業の申請作成・承認フローの機能があるか
先ほども記述したとおり、残業時間の管理は申請・承認で管理するのがベストです。
そこで必要となるのが申請・承認フローです。勤怠管理システムの中でも、たまに申請関係を扱っていないなどというものがあります。これではテレワークの際に手書きと同じ状態になってしまいますよね。
残業時間の管理をしっかりと行うためにも、その様な細かい仕様も確認するのが良いでしょう。
３. 有給休暇の申請は時間単位で可能かどうか
３点目は有給休暇の申請単位に関するポイントです。
有給休暇の申請・残日数などの管理はほとんどのシステムが対応していますが、実は「時間単位」での申請に対応しているシステムはそんなに多くありません。
有給休暇を全日・半日のみで取り扱っている勤怠管理システムはそう珍しくないため、もし時間単位での申請を社内で認めている場合は要確認です！
番外編：英語に対応しているか
昨今、日本企業での外国人採用が増えています。様々な国から労働者を受け入れている企業が多いですが、そこで問題となってくるのが勤怠管理です。実は日本の勤怠管理は、世界でもかなり複雑な構造で有名です。日本特有の用語なども存在するため、そういった部分をどう海外の人材に説明するかが難しいところです。
そんな時に、世界共通語に限りなく近い「英語」で用語などの説明と勤怠管理の運用ができたらかなり便利だと思いませんか？思わぬトラブルも防げるため、外国人採用をしている企業にとってはリスクヘッジにもなるのではないでしょうか。英語での勤怠管理を必要とする企業は、是非こういった部分も考慮したいものですね。
まとめ
今回は、テレワークでの勤怠管理ツールを選ぶ際のポイントをご紹介しました。会社に出社しているときとは違い、紙や手書きでは管理できないテレワークの勤怠管理では運用ルールの徹底など工夫が必要です。
基本機能はもちろんですが、いざというときに柔軟に対応をしてくれる勤怠管理ツールを選びましょう。また、サポートが充実している点も大きなポイントですので、是非その様な点を気にしてツール選びをしてみてください。
滝沢 きり
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