滝沢 きり
いよいよ中小企業でも、働き方改革が本格的に始まります。準備はお済みでしょうか？
最近「タイムカードで勤怠管理をしているけど、特に不便を感じていないんですよねぇ」というお声を聞くことがあります。
確かに今までやってきて慣れている業務ですので、特に不便だと感じる機会がなくなってくるのかもしれません。しかし外部から一連の作業を見てみると、いたるところに「無駄」が潜んでいます。例えば一元管理できるところが二元にも三元にもなっていて、毎月の勤怠締め作業を行う際に多大な確認作業が生じていたり・・などなど。人数が少ないからといって、負担・無駄がないということでは決してありません！！
今回は、中小企業がタイムカードからクラウド型勤怠システムに切り替えるべき３つの理由をご紹介します。
１、給与計算に関わる人件費の削減
まずは、タイムカードでの勤怠管理でよくあるお悩みです。
勤怠管理システムの導入率が著しく低い中小企業
IT製品の総合サイト「キーマンズネット」が2019年に行なったアンケートによると、勤怠管理システムを導入している従業員数100名以下の中小企業は24.1%でした。
確かに管理しなければいならない人数が圧倒的に多い大企業と比べると、中小企業はタイムカードで管理できてしまうのかもしれません。しかし、働き方改革が始まっているにも関わらずこの導入率というのは、少し衝撃的ではないでしょうか？
ただでさえ時間に追われる中小企業。タイムカードには収集そして入力(手書き)の手間があり、確認作業にもかなりの時間がかかるというデメリットがあります。特に、総務と管理者の方に手間がかかるのが難点ですよね。タイムカードをお使いの企業様には、今すぐ社内の勤怠管理の電子化をオススメします！人数が少なかったとしても、必ずメリットがあります。
毎月集計を行う担当者が、別の仕事に取りかかる時間
100名規模の企業でタイムカード上のデータを給与計算システムに入力しようとすると、作業を完了させるのにそれだけで16〜20時間はかかります。そしてこれは、それ以前の打刻や申請の確認作業にかかる含まない時間です！
給与ソフトへの入力はPC上で行うにも関わらず、勤怠データはPC外に・・・この時点で不便さにお気づきでしょうか？勤怠データもPC上にあれば締め作業がグッと楽に、そして作業時間が短縮されると思いませんか？
作業時間自体が短縮されれば、担当者の方が他の業務に割くことのできる時間が増えます。
年間で換算すれば、かなりの時間数になることは一目瞭然です。
２、適正に労働時間を管理できる
タイムカードでは、いざという時の勤怠管理における「企業のリスクヘッジ」ができません！！
残業時間の正確な把握ができていない、タイムカードに従業員がいつでも触れることができる環境・・・などなど、タイムカードには勤怠管理において防ぎきれない企業の脅威となりうるリスクが山ほど存在するのです(脅しではございません…笑)。
訴訟リスクを減らせる
タイムカードで勤怠管理をしていた企業さまで、元従業員に勝手にカードの改ざん＆労基に持ち込まれ訴訟となってしまい、根拠のない残業代を支払うことになってしまった、なんていうケースも実際に多数あります。
このようなケースを防ぐためには、従業員が承認者や総務の承認なしに、自らの勤怠データを編集できてしまう状況をなくす必要があります。クラウド型勤怠管理システムを使用し、申請なしでは打刻修正ができないようにする、そして残業は申請をして承認されたものだけを反映させる、といったルールを社内に徹底させることが重要です。
３、勤怠管理にかける経費の節約
100名規模の企業にてタイムカードでの勤怠管理にかかる費用は、平均して年間約64万円になります。
| 備品購入 | タイムカード＋インクリボン | ¥5,250 + ¥2,500 |
| 事務作業 | 集計 管理表の作成（手打ち） 保管や確認などの事務作業 | ¥180,000 |
| カード収集 | 拠点が分かれている場合にタイムカードの収集 | ¥18,000 |
| 不正打刻 | 20名の中で1%が不正打刻をした場合 | 日給¥9,000×20日×100名×1% 年間¥432,000 |
何年もこの運用を重ねたとすると、当然ですが費用は増える一方ですよね。上記の費用が毎年かかります。
しかし、これがクラウド型勤怠管理に切り替えるとどうでしょうか？初期の導入費用を払ってしまえば、あとは毎月のアカウント費用のみで済みますよ。また、クラウドで管理を行っているため、タイムカードの打刻機器が故障してしまう、なんてことも起こりません！
長期的に見て、クラウド型で勤怠管理を行った方がかなりお得だと思いませんか？
まとめ
いかがでしたでしょうか？タイムカードをクラウド型勤怠管理システムに変えるだけで、ざっと挙げただけでも様々なメリットがあります！
現在タイムカードもしくは手書きで勤怠管理を行っているという方は、クラウド型勤怠管理システムの導入をご検討されてみてください。きっと、様々な部分でメリット感じていただけること間違いなしです。
滝沢 きり
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