Googleカレンダーでプロジェクトや部署の予定を共有する方法

日本の中堅・中小企業のみなさまに、「G Suite の利用で生産性向上!」を拡めている、インファクト京都の岡田です。先日も北九州の企業さまにG Suite活用研修をさせていただきました。

そこで、まずはGoogleカレンダーから活用していく!ということを決められてのですが、Googleカレンダーだけでも、まだまだみんさまに伝わっていないものがあるということを認識しまして、今日は、その一つがGoogleカレンダーの共有です。
それでは行ってみましょう!

超便利!Googleカレンダーでプロジェクトや部署の予定を共有する方法、予定によって共有の仕方が変わります!

この記事はG Suiteを利用しているということを前提に書きます。G Suiteで部署やグループを設定しているからこそ、Googleカレンダーの活用もスムーズになります。

Googleカレンダーの共有には、2つの方法があることをまず知ろう!

Googleカレンダーの共有と一口に行っても、大きく分けて、

①カレンダーの共有
②予定の共有

の2つの方法があります。内容によって、どちらで共有した方が使い勝手がいいかは、都度違うと思いますので、やってみてください。

一つのプロジェクトで予定が複数たつ場合は、カレンダーを作成してメンバーで共有しよう

例えば、部署の予定やプロジェクト毎にマイルストーンを関わっている人と共有したい!という場合は、その部署やプロジェクトのカレンダーを作成して、共有したい相手にそのカレンダーを取り込んでもらい、表示できるようにします。
例えば、
・部署のカレンダー
・プロジェクトや委員会などのカレンダー
に活用するのが、いいと思います。

カレンダーの作成方法

①カレンダーの左サイドの「他のカレンダー」横の「+」をクリック>新しいカレンダーを作成

②カレンダーの名前と説明を書きます。

委員会名やプロジェクト名などですね。

③左サイドにつくったカレンダーが表示されます。
今回は、「テスト岡田」というカレンダーをつくりました。

④共有したい相手に作成したカレンダーを共有します。

③の作成までで満足していまし、「よし!これで、みんなに予定が共有された!」と満足されてしまう人がいるのですが、③までは、あくまで自分が自分が見られる新しいカレンダーをつくったまでです、笑
共有したい相手に共有しましょう。
↑さきほどつくって、左サイドに出てきたカレンダーにマウスオーバーします。すると点が3つ出てくるので、クリック>設定

↑の+ユーザーを追加をクリック

その上の「共有可能なリンクを取得」をクリックして発行されるURLをコピーして、関わるメンバーにチャット等で回して、クリックしてもらうという手もあるのですが、それよりも、その下の+ユーザーを追加でユーザーを指定した方が、そのユーザーのカレンダーの左側に勝手に出てくるようになるので、ひと手間少ないですし、確実に共有したい相手と共有されるので、こちらの方がオススメです。

G Suiteで設定しているグループや、ユーザー等を追加します。
ここでは、組織外のユーザーも登録できるので、お客さまや、協力会社の人とカレンダーを共有することも可能です!
権限は、「変更および共有の管理権限」を選んでおくのが無難です。この権限は、このカレンダーを共有しているユーザーであれば、予定の変更や共有相手を追加できる、という権限ですね。

⑤最後に送信をクリック。共有相手に通知(メール)が飛び、無事共有完了です。

全社イベントなどは、予定をメンバーに共有する方がいい

会社の休みや、総務的に全社に通知したいこと、例えば、「年末調整の書類は、○月○日までに総務に出してください」みたいなものですね、笑 それは、先に説明した全社カレンダーみたいな、カレンダーで共有するより、予定で、全社メンバーを共有するやり方がいいと思います。

なぜなら、そのカレンダーを表示させるかどうかは、ユーザーに依存します。
↓のように表示させたいカレンダーにチェックが入っていると表示されます。
チェックが入っていないと、表示されません。
ですから、先程のような、「年末調整の書類は、○月○日までに総務に出してください」みたいな予定は、ユーザーが表示させていなかったら、終わりです、笑

では、どうするか。
そのように、関わる人に強制的にその予定を認識してもらうためには、「予定を共有する」やり方がベストです!

 

まとめ

いかがだったでしょうか。
カレンダーの共有も、相手に強制的に表示させて置きたいかどうかで、共有の仕方が変わります!

カレンダーをつくり&共有する方法も予定を共有する方法も各々利点が違いますので、それぞれ適した方で使いこなしていきたいですね。
まず、これだけでも劇的に仕事効率が上がると思います^^

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岡田 ゆうか

岡田 ゆうか

INFACT 京都office 責任者株式会社インファクト
情報処理技術者
「企業のメディア化®」アドバイザーとして、企業のオウンドメディア立上げやコンテンツマーケティングの導入、WEBマーケティング コンサルティング、WEBサイト、ECサイト、その他アプリの制作まで、企業の集客・販促をお手伝いしています!
大手システム会社で3年、広告代理店で8年営業兼ディレクター、インファクトで「企業のメディア化®」研修講師をしてきた経験が今も活きています。
得意業界:化粧品、通販化粧品、育児、旅行、薬局、不動産
http://www.infact1.co.jp/
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