【実録】グループウェアGoogle Workspace(旧G Suite)導入で生産性＆組織力アップに成功した中小企業の話

少子高齢化を背景に、生産年齢人口は今後さらに減少する見通しで人手不足はさらに深刻化することが見込まれています。２０２０年４月から時間外労働の上限規制や有給取得の義務化などを定めた「働き方改革関連法」がいよいよ中小企業にも施行されます。「従業員のがんばり」だけでは、人手不足を補えなくなる時代がすでに到来。今回は、戦略的にITツールの導入を進め社内の業務効率・組織力が格段と上がった、とある医療機器商社の導入事例をご紹介いたします！直接、社長さまにインタビューを行いましたので、リアルな課題と解決を是非、ご覧ください！

導入されたのは、G Suite Basic です。
Google Workspace(旧G Suite) で何ができるかは、こちらの記事をご確認ください。
今すぐGoogle Workspace(旧G Suite)をグループウェアとして社内に導入すべき理由

メールの処理に時間がかかっていたのが、クラウド化でストレス激減

メールがGmailにクラウド化されたことが、まず大きな変化&メリットです。自分は６デバイスでメールを受信していたので、返信など処理を完了したものも、別のデバイスでは既読にもなっておらず、「どこまで処理したっけ？」から始まります。また、同設定をすれば、それも解消されるのはわかっていたのですが、一つ設定を変えるのも、６デバイスすべてにやらないといけないとなると、なかなか億劫になり、放置状態でした。それが、クラウド化することにより、６デバイスが同期しますので、ストレスが激減しました。当たり前といえば当たり前なのですが、もっと早くやればよかったと、思っています、笑　これは、社員も同意見でしたね。

LINEグループの乱立でどこで、何のやりとりをしていたのか不明。探すのにも大変な時間が！！ これは、Googleチャットで解消

自然発生的に社内の業務連絡ツールが、LINEのグループとなっていました。
検索できない、様々なLINEグループが参加メンバーも含めて勝手に乱立しており、「この件、どこでやりとりしてたっけ？」など、とにかく必要な情報を探し出すのに、時間を使っていました。それが、Googleチャットで解消されたのも、業務効率があがったと思います。

Googleカレンダーで圧倒的に社内が「見える化」

前までGoogleカレンダーのような、組織の統一カレンダーを使用していませんでした。営業がメモ帳に予定を必要な時だけ記入する、営業以外の部署は特にスケジュールの共有をしていなかった、という状況でした。そのため、部署が違えばいつどこで誰が何をする予定であるのかが、全く社内で共有されていなかったんですね。それがGoogle Workspace(旧G Suite)でGoogleカレンダーを導入したことにより、いちいち予定の確認をしに行かなくてよくなったり、社内の人間がどんな予定を入れているのか「見える化」されました。また、一日のスケジュールが可視化されるので、「あれ？以外と予定がない」ということを社員自身が気づき、とくに営業は今までよりも能動的に自ら予定をつくり出すようになった、という副次効果も得ることができました！

Office関係（ワード、エクセル、パワーポイント）もクラウド化でファイル共有がラク！隙間時間も活用して生産性アップ

Office系のソフトが「Googleスプレッドシート」や「Googleスライド」「Googleドキュメント」に抵抗なく移行できるかが、不安でしたが、見た目もほとんど変わらないので、慣れてきたように思います。
営業職員が、出張の空港での待ち時間に「今、時間あるので、さっと資料やっちゃいますね！」と連絡がきたのは、嬉しかったですね。今までは、移動の合間に仕事をするという感覚は一般社員になかったように思います。

ファイルサーバの維持コスト、セキュリティにもメリット

今までは物理サーバーを契約して使用していました。当社のある拠点からは、共有ファイルサーバにアクセスできなくなっていたため、物理ファイルをメールで渡している状況が解消されればと思いました。ローカルに過去ファイルばかりたまりますしね。もちろん契約の期限や容量面で制約があるのとないのでは(GoogleWorkspace(旧G Suite)はサブスクリプション型契約、容量は一定のアカウントでは無制限)、かなり安心感が違うなと感じました。また、物理サーバーの場合、災害など会社に何かあった際にデータを損失してしまう、などのリスクが挙げられます。リスクヘッジの観点からしても、セキュリティのしっかりしたクラウドで社内データを保管・運用していくことは、非常に利便性が高いと感じました。

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まとめ

今回は、医療機器商社 T社　T社長　にインタビューを行いました。リアルな中小企業の課題と解決がわかりましたね。グループウェアの導入、社内IT化は後回しにされがちです！ですが、T社長もおっしゃっていましたが、仕事のやり方が変わる、社内のスピードがあがる！これは、導入しないとわかりずらいのですが、劇的に変化しますよ！