必見！今すぐGoogle Workspaceを導入すべき6つの理由

こんにちは、京都Officeの滝沢です！
京都はすっかり夏模様で、来週には祇園祭が開催予定です♫

※2020年10月6日よりG SuiteがGoogle Workspaceへ名称が変わったとともに、仕様についても変更となりました。この記事は変更部分を修正し、2020年10月20日に再度公開したものとなります。

グループウェア導入に最適な「Google Workspace(旧G Suite) 」って？

Google Workspace(旧G Suite) はGoogleが提供するサービスです。様々な便利機能が提供されている中で、メインの機能はGmail、Googleカレンダー、Googleドライブ、スプレッドシート、ドキュメント、スライド制作などがあります。社内コミュニケーションの効率化、部署ごとのコラボレーション支援など、まさにビジネス用に設計されたユーザビリティ性の高いグループウェアとなっています。

こちらはグループウェア導入にあたって、Google Workspace(旧G Suite) とOffice365との比較をした記事になります。併せてご覧ください！

【2020年版】Gsuite対Office365徹底比較！

 

Google Workspace(旧G Suite)のここがスゴイ！有料版で導入すべき理由は？

ここからは、Google Workspace(旧G Suite) を今すぐ導入すべき理由についてお伝えします。

有料版Google Workspace(旧G Suite) にしか搭載されていない機能など、有料版ならではのポイントが沢山あります。

「データ紛失」が起こらない！

会社パソコンのローカルにデータがある場合、何らかの形で大事なファイルを紛失してしまうとそれまでです。しかしGoogle Workspace(旧G Suite) を導入すればクラウドに全てのデータを置いておけるため、「紛失してしまう」ということがそもそも起こりません。

また、不正アクセスがあった際は通知がユーザーにいくような設定も行うことができるため、データ保全の観点から見てもかなり安心です。

ビジネスに使える便利なツールだらけ

Googleスプレッドシート、スライド、ドキュメントが超・便利！

Office365に搭載されているようなツール(Office365では購入が必要)は、Google Workspace(旧G Suite) を導入するだけで全て手に入れることができます！Googleスプレッドシート、スライド、ドキュメントはGoogleのアカウントを作るだけで無料で使用することができます。ではなぜGoogle Workspace(旧G Suite) で有料版を導入する必要があるのか？

その理由は「セキュリティ設定が可能であること」と「共有のしやすさ」にあります。

セキュリティ設定

個人のGoogleドライブ(無料版)に保存していた社内情報を全体に公開してしまい、情報漏えいが起きた、なんていう事件を聞いたことはありませんか？もし企業がGoogle Workspace(旧G Suite) 、Googleのサービスを導入していれば、管理者機能を利用することができます。ユーザーごとにアクセス権限や公開設定をすることができるため、セキュリティ事故が発生するリスクを大幅に削減することができます。

写真のように、基本的には社内への共有の権限設定が表示されます(写真はGoogleスライド)。もしも社外にファイルをする場合「見て欲しいけれど編集されては困る」なんてことがあるかと思います。そんな時は、権限を「閲覧可能」に設定します。そうすることで、社外の人は同じ画面を見ることができますが編集することはできません。

共有のしやすさ

Google Workspace(旧G Suite) 上で作成したファイルは、全て会社のGoogleドライブに保存されます。（このドライブについてはまた次回に詳しく説明させていただきます。）

例えば社内でエクセルファイルを共有したい場合、通常であればエクセルをメールなどで送信する必要があります。しかしドライブで保存・共有フォルダで共有していれば、ファイルのURLを送る、もしくは「ここにあります」ということを連絡すれば相手にファイルをダウンロードしてもらう、何ということが無くなります。これは、社内で共有するフォルダを持てるGoogle Workspace(旧G Suite) 有料版を導入する大きなメリットです！

Google Chatで迅速な社内コミュニケーションを実現

Google  Chatという機能のご紹介です。こちらは無料版は現在提供されてはおらず、完全にGoogle Workspace(旧G Suite) 導入者向けのツールです。主に、社内コミュニケーションに使うことができます。

Google Chatでは議題ごとにスレッドの作成ができます。京都と東京、札幌などに事務所のある私たちの使用例を挙げると、「京都Office ○○さま営業」といった形です。事務所ごとにスレッドを分けておくと、chat上のコミュニケーションがとてもスムーズになります。
また無料でGoogleハングアウトというものがありますが、こちらはメンション機能がなく、ドライブからもそのままファイルを引っ張ってくることができません（＝ビジネス用として仮定されていない。）また、Google ChatからTV会議ツールであるGoogle Meetの会議発行もできてしまうため、社内コミュニケーションを簡単に完結させることができます！

運用する際の負担が少ない！

Google Workspace(旧G Suite) を使用する際、そのシステム運用を行うのはGoogleです。
ユーザーのサーバー管理・保守、バージョンアップなどの運用業務はほぼありません。これにより、管理者が運用する上での負担を大幅に軽減することができます。これにGoogle Workspace(旧G Suite) の利用料(680円/月)も合わせて考えると、導入前に比べトータルでかかる運用コストを大幅に削減することができるでしょう。

まとめ

以上、Google Workspace(旧G Suite) をいち早く導入するべき理由をお伝えしました！どの機能もとにかく「便利！」です。今回お伝えした事柄以外にも、まだまだGoogle Workspace(旧G Suite) の魅力は沢山あります！次回は社内の予定調整が簡単にできるGoogleカレンダーや、GoogleドライブのGoogle Workspace(旧G Suite) 上での活用方法についてお伝えしたいと思います。

日々業務を行う上で、スムーズに仕事をすることは非常に重要ですよね。2020年から「働き方改革」が本格的に適用されることもあり、京都の中堅・中小企業さまからGoogle Workspace(旧G Suite) 導入についてご相談をいただくことも増えています。今から是非準備をしておくのが非常にオススメです！

ご案内

京都や関西圏にお住みの方で、「Google Workspace(旧G Suite) を導入してみたいけど、使い方が複雑だったり何かあったときサポートしてくれるか心配、、」といった場合には、京都に支社のある弊社にお任せください。Webマーケティング企業として京都の中堅・中小企業さま向けのサポート実績が多数あり、導入支援から運用開始後のお問い合わせまで、いざというとき京都にいる皆さまをいつでもサポートいたします。

また、Google Workspace(旧G Suite) の導入にはIT導入補助金がご利用いただけます。インファクト京都では導入補助金について無料相談会を実施しているので、京都の企業さまで少しでも気になった方はぜひお問い合わせください！