今すぐG Suiteをグループウェアとして社内に導入すべき理由

こんにちは、滝沢です!
京都はすっかり夏模様で、来週には祇園祭が開催予定です♫

グループウェアに最適な「G Suite」って?

G SuiteはGoogleが提供するサービスです。様々な便利機能が提供されている中で、メインの機能はGmail、Googleカレンダー、Googleドライブ、スプレッドシート、ドキュメント、スライド制作などがあります。社内コミュニケーションの効率化、部署ごとのコラボレーション支援など、まさにビジネス用に設計されたユーザビリティ性の高いグループウェアとなっています。

詳しくはこちらをご覧ください!

Gsuite VS Office365 比較|中小企業に向いているグループウェアはどっち?初心者にやさしく比較してみた

G Suiteのここがスゴイ!

ここからは、G Suiteの有用性についてお伝えします。G Suite(=有料版)にしか搭載されていない機能など、有料版ならではのポイントが沢山あります。

「データ紛失」が起こらない!

会社パソコンのローカルにデータがある場合、何らかの形で大事なファイルを紛失してしまうとそれまでです。しかしG Suiteではクラウドに全てのデータを置いておけるため、「紛失してしまう」ということがそもそも起こりません。

また、不正アクセスがあった際は通知がユーザーにいくような設定も行うことができるため、データ保全の観点から見てもかなり安心です。

ビジネスに使える便利なツールだらけ

Googleスプレッドシート、スライド、ドキュメントが超・便利!

Office365に搭載されているようなツール(Office365では購入が必要)は、G Suiteを導入するだけで全て手に入れることができます!Googleスプレッドシート、スライド、ドキュメントはGoogleのアカウントを作るだけで無料で使用することができます。ではなぜG Suiteで有料版を使用する必要があるのか?

その理由は「セキュリティ設定が可能であること」と「共有のしやすさ」にあります。

セキュリティ設定

個人のGoogleドライブ(無料版)に保存していた社内情報を全体に公開してしまい、情報漏えいが起きた、なんていう事件を聞いたことはありませんか?もし企業がG Suite、Googleのサービスを導入していれば、管理者機能を利用することができます。ユーザーごとにアクセス権限公開設定をすることができるため、セキュリティ事故が発生するリスクを大幅に削減することができます。

写真のように、基本的には社内への共有の権限設定が表示されます(写真はGoogleスライド)。もしも社外にファイルをする場合「見て欲しいけれど編集されては困る」なんてことがあるかと思います。そんな時は、権限を「閲覧可能」に設定します。そうすることで、社外の人は同じ画面を見ることができますが編集することはできません。

共有のしやすさ

G Suite上で作成したファイルは、全て会社のGoogleドライブに保存されます。(このドライブについてはまた次回に詳しく説明させていただきます。)

例えば社内でエクセルファイルを共有したい場合、通常であればエクセルをメールなどで送信する必要があります。しかしドライブで保存・共有フォルダで共有していれば、ファイルのURLを送る、もしくは「ここにあります」ということを連絡すれば相手にファイルをダウンロードしてもらう、何ということが無くなります。これは、社内で共有するフォルダを持てるG Suite有料版ならではのポイントです!

Hangouts Chatで迅速な社内コミュニケーションを実現

Hangouts Chatという機能のご紹介です。こちらは無料版は現在提供されてはおらず、完全にG Suite使用者用のツールです。主に、社内コミュニケーションに使うことができます。

議題ごとにスレッドを作成ができます。無料でGoogleハングアウトというものがありますが、こちらはメンション機能がなく、ドライブからもそのままファイルを引っ張ってくることができません(=ビジネス用として仮定されていない。)また、Google ChatからTV会議ツールであるGoogle Meetの会議発行もできてしまうため、社内コミュニケーションを簡単に完結させることができます!

運用する際の負担が少ない!

G Suiteを使用する際、そのシステム運用を行うのはGoogleです。
ユーザーのサーバー管理・保守、バージョンアップなどの運用業務はほぼありません。これにより、管理者が運用する上での負担を大幅に軽減することができます。これにG Suiteの利用料(680円/月)も合わせて考えると、トータルでかかる運用コストを大幅に削減することができるでしょう。

 

まとめ

以上、G Suiteをいち早く導入するべき理由をお伝えしました!どの機能もとにかく「便利!」です。今回お伝えした事柄以外にも、まだまだG Suiteの魅力は沢山あります!次回は社内の予定調整が簡単にできるGoogleカレンダーや、GoogleドライブのG Suite上での活用方法についてお伝えしたいと思います。

日々業務を行う上で、スムーズに仕事をすることは非常に重要ですよね。来年から「働き方改革」が本格的に中堅・中小企業にも適用されるため、今から是非準備をしておくのが非常にオススメです!

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滝沢 きり

滝沢 きり

インファクト京都Officeでインターンをしている滝沢です。趣味は旅行・登山・料理です。現在ドイツ語とお灸がマイブームです!何かを作り出すことが好きなので、これから沢山勉強をして素敵なWebデザインを作成できるようにしていきたいです!
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