社内のコラボレーションを活発に!Googleファイル内でチャットする方法

あけましておめでとうございます!㊗️
京都の滝沢です。2020年もどうぞよろしくお願いいたします。

さて本日は、Googleのファイル内(Googleドキュメント、スプレッドシート、スライド)で、ファイルを共有しているユーザーとチャットする方法をご紹介します!

今回は「Googleスライドにて修正したことを特定のユーザーに報告する」というシナリオでご紹介します。

便利!時短!Googleファイル内でのコミュニケーション方法

まずはGoogleファイル内で、特定のユーザーをメンション&コメント

まずは「@ユーザーのメールアドレス」を入力し、ユーザーを特定します。
内容を書き込み、「コメント」をクリックします。

割り当てられたユーザーは「割り当て先」として表示されます。

※特定のユーザー向けたコメントではない場合、「@〜」のメンションは必要ありません。

割り当てられたユーザーにはメールが届きます!

割り当てがされたユーザーには、以下のようなメールが届きます。

ユーザーはGoogleファイル名もしくは「開く」をクリックし、コメントがされた該当部分を確認しに行くことができます。

コメントの返信もGoogleファイル内で素早く!

Googleファイルと開いたら、あとはコメントを確認&クリックし返信を入力します。

 

私(滝沢)に返信が返ってきました!
ただ、ここで私がファイルは開いているものの、通知が届くメールを見ていなかったと仮定しましょう。すると、どうなるか?

Googleファイル内で自分へのコメントを確認できる!

私が該当ファイルは開いているものの、メールを見ていなかったことを仮定しました。
この場合、確認方法はどうなるのか?

まず、該当ファイルの「プレゼンテーションを開始」の隣(Googleスライドの場合)にある、吹き出しマークをクリックします。

すると、今有効なコメント全てが表示されるようになっています!ここは通知ステーションのような役割で、自分に来ているコメント・ファイル内の全てのコメントの最新を表示することができます。

メールを見ていなくてもコミュニケーションが滞らないように、このような便利機能がついています♫

日々の業務上でのコミュニケーションは”無駄なく最低限”に!

メールを見ておけば全てのメンションが届くため、わざわざ「確認してください」というやり取りを別ツールで行わなくて済みます!

これだけでも回数を重ねれば重ねるほど、相当の時間を節約することができますよね♫

そこには「コミュニケーションと取らない方がいい」ではなく、「コミュニケーションにかける時間を減らせたらもっと業務効率が良くなりますよね」というGoogleからのメッセージ性が込められています。

注意:チャットは保存されません!

Googleファイル内でやり取りをするチャットは「解決済み」を一度押すと消えてしまい、履歴が残りません。つまり「解決済み」を押さない限りは、入力したコメントは閲覧・編集可能ということになります。メンションのメールは残るとはいえども、これだけはご注意を!(=本当に解決した時にのみ「解決」ボタンをクリックしましょう。)

まとめ

いかがでしたでしょうか?Googleファイルのコメント機能を使用することで、業務間に発生する「確認してください」というメールや別ツールでのやり取りをほぼなくすことができます!

Google上の全ファイル(Googleドキュメント、スプレッドシート、スライド)において使用できるため、活用しない手はないですね!!

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滝沢 きり

滝沢 きり

インファクト京都Officeでインターンをしている滝沢です。趣味は旅行・登山・料理です。現在ドイツ語とお灸がマイブームです!何かを作り出すことが好きなので、これから沢山勉強をして素敵なWebデザインを作成できるようにしていきたいです!
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