Google Keep を社内掲示板におすすめする理由

以前、Gsuite(ジースイート)でGoogle Keep(グーグルキープ)が社内掲示板としても使えると紹介しました。
Gsuiteで社内掲示板としても使えるGoogle Keepとは?
https://www.infact1.co.jp/staff_blog/webmarketing/tool-app-soft/44745/

今回は、そのGoogle Keepを社内掲示板におすすめする理由について説明したいと思います。

おすすめの理由・メリット

Google Keepは多機能メモアプリです。メモの共有機能や見やすさにより、社内掲示板として活用することができます。

業務効率化・共有漏れがなくなる

Google Keepは共有をかけることで共同編集をすることができます。
共有をかけてGoogle Keepを社内掲示板とし、必要な情報を1つにまとめることで、必要な情報がどこにあるのかを探す手間を省くことができるため業務効率化を測ることができます。
また、社内掲示板としてまとめてあるので、情報の共有漏れを防ぐことができます。

部署ごとに共有をかけられる

Google Keepの共有は共有する人を選択することができます。そのため、部署ごとやチームごとなど、必要な人のみ閲覧・編集ができる掲示板を作成することができます。

リマインダー機能

Google Keepにはリマインダー機能(通知機能)があります。このリマインダーは日時と場所のどちらかをメモに設定することができます。「日時」では通知する日と時間を設定することができます。

また「場所」では設定した場所に近づくと通知をしてくれます。もしも全員がやるべきことを忘れていたとしても、通知によって思い出させてくれるので、対応漏れを防ぐことができます。

使いやすい

Google Keepでは「テキスト」「チェックリスト」「音声」「図形」「写真」の5つの種類のメモを扱えるので、用途に合わせての使用が可能です。

メモの整理・管理が簡単にできる

Google Keepはみやすく整理することができます。そのみやすさを可能にするのは、色分け・ラベル・固定の3つの機能です。

色分けではメモの色を変えることができます。デフォルトの白を含めて12色の色を選択することができるので、メモ・掲示板のジャンル分けに役立ちます。

ラベルではメモにそれぞれラベルを貼ることでジャンル分け等を可能にします。ラベルごとにメモを確認することができるので、ジャンル分けには一番役立つかも知れません。

固定機能メモを使うと一番上に固定することができます。そのため、必要な情報がまとまったメモを固定しておけば、すぐに確認することができます。

デメリット

画像以外のファイルが添付できない

Google Keepでは添付できるファイルが画像のみとなっています。

WEBクリップができない

Google Keepとは別のメモアプリであるEvernote(エバーノート)のように、メモにWebページをそのまま保存することができません。ただし、Webページのリンクをメモに貼り付けることは可能です。

さいごに

今回はGoogle Keepを社内掲示板として使うのにおすすめする理由を紹介させていただきました。

Google Keepを社内掲示板として使うにはデメリットもありますが、それ以上に多くのメリットが考えられます。社内掲示板を使いたいと考えの方がいれば、ぜひGoogle Keepを試してみてください。

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インファクト 編集部

インファクト 編集部

中堅・中小企業売上UP研究所by株式会社インファクト【INFACT】です。WEB&ソーシャルメディアマーケティングを得意とし販売促進支援企業として販促コンサルティングからWEB制作・カタログ・パンフレット制作まで企業の売上アップをサポートします。http://www.infact1.co.jp/
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