業務効率化のためグループウエア|大事なのは導入より運用、3つの心得

こんにちは。京都Officeの岡田です。

IT導入補助金 活用の相談会をすると、けっこう多くのお客様から聞く、導入したけど運用できていない話。「kintone 導入したけど、まだ使ってないんですよね」、「◯◯の運用開始までいったんですが、一部の人しか使わなくなってしまって困っている」など。。。

毎月グループウエアの使用料が発生していても運用まで持っていけてない、運用開始してみたものの断念中、かといって解約していない・・・。
これは結構あるあるみたいですね。

そこで今日は、業務効率化のためグループウエア、導入時、運用開始時の経営者、運用を推進する者の3つの心得をまとめようと思います。

グループウェアは関係者すべての人が活用(運用)されないと意味がない

あたりまえですが、グループウェアを導入したけど、運用しないのは何の意味もありません。
運用し始めたけど、一部の人しか運用していない。実はこれも効率化アップにはつながりません!!!
もちろん、導入時に混乱を避けるために一部の人から始めるということもあるかもしれませんが、ここで言っているのでは、そうではなく「この人は共有のパソコンしかないので、グループウエアを使わなくてOK、今まで通り紙や内線でOK」などです。

これは、NGです。グループウエアで伝わること、処理できるものを、これらの人のためにもう1つの(旧来型の)やり方を残すわけです。イレギュラー処理となり、またグループウエア上で処理を完結するために、誰かが代理入力をするなどが出てきて、著しく効率が下がります。

そいういう意味では、
・グループウエア導入時には、低スペックでもいいので、最低限1人1代のパソコンやダブレットを用意するなども、運用を定着させるためには、必要と思います。
またグループウエアのアカウントを共通で使わせるというのも、同じ理由でやめた方がいいですね。

グループウェアは運用定着までにある程度時間がかかることを認識する

今日契約完了して、明日からスムーズに使っている!これは各グループウェアが「導入はカンタン!」の謳い文句で言ってはいますが、実際それはありません。やり方を変えるわけですから、運用定着にはある程度時間がかかるという認識しておいた方がいいでしょう。
なんでも変化に対しては抵抗勢力が出てくるのも、普通の話です。

グループウェアは運用定着のカギは、最初から100%を目指さない、可変であることを認識する

グループウェアの運用開始時は、「まずは、ここまでを管理できるようにする」の目標でいいと思うのですが、ビジネスが変化する限り、グループウェアも変化していいのです。むしろ変化しないとおかしいのです。

なので、最初から100%を目指し、そこまでできるようにならないと運用開始しない!ではなく、80%でも運用開始してブラッシュアップし続ける、という心構えでいくのがいいと思います。

まとめ

いかがだったでしょうか。コロナでグループウェア活用が必須になってきている会社は多いと思います。
これからの時代、業務効率化、生産性向上をしていかない限り、明るい未来はないと言っても過言ではありません。
導入しただけで満足せずに、是非活用していきましょう!!!

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岡田 ゆうか

岡田 ゆうか

INFACT 京都office 責任者株式会社インファクト
情報処理技術者
「企業のメディア化®」アドバイザーとして、企業のオウンドメディア立上げやコンテンツマーケティングの導入、WEBマーケティング コンサルティング、WEBサイト、ECサイト、その他アプリの制作まで、企業の集客・販促をお手伝いしています!
大手システム会社で3年、広告代理店で8年営業兼ディレクター、インファクトで「企業のメディア化®」研修講師をしてきた経験が今も活きています。
得意業界:化粧品、通販化粧品、育児、旅行、薬局、不動産
http://www.infact1.co.jp/
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