kintoneを使って販売管理がより簡単に！（関連レコード・ルックアップ機能の違い編）

今回は、販売管理や顧客管理が便利になる「kintone」の機能の一部をご紹介します。

違うアプリから情報を読み込むことができる「ルックアップ」「関連レコード」2つの機能。何が違うのでしょうか？

ルックアップ機能は「選択した時」の情報が反映

ルックアップ機能とは、他のアプリに登録されている情報をコピーして、使用中アプリに表示することができる機能です。例えば、住所などのお客様情報を何度も入力するのが大変な時、すでに別アプリで顧客情報を管理していれば、そこから顧客情報をコピーし、データの二重入力を省くことで、入力ミスも防げます。

＜ポイント＞

・参照元アプリのフィールド情報がそのままルックアップした使用中アプリの「文字列」や「数値」フィールドで反映される為、ルックアップした情報をkintoneの他機能でも加工・反映しやすい。

・ルックアップした時点での参照元アプリの情報が反映される為、参照元アプリを更新してもルックアップした情報は使用中アプリでは更新されない。

・関連レコードと比較すると、「取得」ボタンを押さないと情報が反映されない。

＜例＞案件管理アプリ

①上記『ルックアップ（顧客名）』のフィールドにテキストを入力し「取得」ボタンをクリックすると、参照元アプリからあらかじめ指定した項目（例では「顧客名」）で情報が反映されます。

②『ルックアップ（顧客名）』に何も入力せず「取得ボタン」を押すと、参照元アプリの全情報から選択できます。参照元アプリの該当項目（顧客名）が表示され、「選択」を押すと、使用中アプリに反映されます。表示された項目の中から検索を掛けて絞り込むことも可能です。

③反映させたい参照元アプリ情報は自由に選択できます。上記画像の例では、「顧客住所」「顧客電話番号」が表示されております。

関連レコード機能は最新情報が常に反映

関連レコードとはルックアップとは違い、アプリ内へのコピーではなく設定に従って参照元アプリ情報を読み込む為、常に最新の状態を見ることができます。たとえば、顧客データと案件データを別々に管理している状態で、顧客アプリに過去の売上レコードを一覧で表示することができます。

＜ポイント＞

・キーワードを入力するだけで自動で反映される。

・キーワードを入力する度に読み込む為、常に最新情報が反映される。

・「関連レコードフィールド」として表示されるため、反映された情報をkintoneの他機能での利用が限定される。（「文字列」フィールドと違い、加工できる機能が限られている）

＜例＞ 顧客アプリ

①「顧客名」を入力すると、参照元アプリから該当のレコードが一覧で表示されます。「受注日、案件名」などの項目は、自由に設定できます。

比較

「ルックアップ機能」も「関連レコード」も、他のアプリから情報を読み込む機能としては同じですが、「情報をコピーする」「関連ワードから情報を見に行く」という点で違いがあります。

＜例＞顧客アプリと案件管理アプリの連携

「案件管理アプリ」にはルックアップで『顧客情報をコピーする』で情報を表示させ、「顧客アプリ」には関連レコードで『過去の売上案件』を表示させるなど、使い分けることでより便利なアプリを作成することができます。

まとめ

いかがでしたでしょうか。違うアプリから情報を読み込むことができる2つの機能をご紹介させて頂きました。

使用中アプリで、他アプリの情報を使用中アプリの中の項目として扱いたい場合は「ルックアップ機能」を使用し、他アプリの情報を参考として見たいだけの場合は「関連レコード」を使用することをおすすめします。

当社では、お客様のDXのお手伝いとして、kintoneを使った顧客管理・販売管理もご提案させて頂いております。

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