2019年後半 最新！Google Workspace(旧G Suite)の4つ神機能を使いこなして、もっと効率的に快適に働き方改革

Google Cloud Summit’19 in大阪 に行ってきました！そこで、仕入れた本気で使えるGoogle Workspace(旧G Suite)の新機能を紹介します！
いろいろ紹介されましたが、岡田的に「これはあるある、おー！便利！！」と思えるものだけをセレクトしてお伝えします。

※2019年10月14日に公開した記事ですが、G Suiteのブランド変更に伴いリライト記事に必要な文言等を追記、その他の部分も修正して2020年11月2日に再度公開しました。

打ち合わせのセットが劇的に早くなる、Google カレンダー最新機能

Googleカレンダー、他のメンバーの予定は見えるし、打ち合わせの招待もカレンダー上だけでできるし、参加する、しないの返事もカレンダー上でできるし、便利だな〜と思っていいる方は、多いはず！

そのGoogle カレンダーがもっと進化しました。今までは、招待したい人のカレンダーを表示させてどこが開いてるかな〜と探していたと思いますが、
新機能では、

まず、新規予定を先に立ち上げる！

①打ち合わせしたい日を入れる
②招待したい人を選ぶ
③　①で指定した日の②全員の予定が横並びに見られるので、何時に打ち合わせを設定できるかが、一目瞭然！！

この場合は、12:00〜13:30、14:30〜15:00、16:30〜17:00　だったら、この４人で打ち合わせできそうですね〜。

コメント機能&割当機能でチャットツールがいらなくなる！？

このようなやりとり、チャットでやってませんか？「あるある」ですよね。ついこの間まで、私もやってました。（相手がGoogleになれていない場合は、今でも↑の連絡をせざるを得ないですが、笑）

実はこのやりとり、Googleスプレッドシート（エクセルのようなもの）、Googleスライド（パワーポイントのようなもの）、Googleドキュメント（ワードのようなもの）等では、新機能で不要になりました。

すると、割当先にメールが送られ、このスライドのリンクもついているので、そのまま、作業依頼となります。
先程の画像の例のように、チャットで「更新したので、見てください」や「ここ、お願いします」などを送る手間がなくなります。

そして、受け取った側も「やりました！ご確認ください！」とチャットで送る必要がなく、
作業をしたそのドキュメント上で解決や、コメントをするだけで、再度また相手にメールで通知されます。

この共同作業に対し、チャットという別のツールを挟まず連絡が取り合えます！
一見、そんなに便利？と思うかも知れませんが、試してみてください。俄然、効率的になります！！

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OfficeファイルもGoogle ドライブでそのまま編集化

Google ドライブにOfficeのファイル（今回はワード）は保存できます！！ここまでは今まで通り。

そのOfficeのファイルを開くと〜↓

Officeのライセンスがなくても、編集できる！完全に互換するってことですね。

頑固なOutlookユーザーには、そのままOutlookを使ってもらいながらGoogle Workspace(旧G Suite)のすべての便利機能を使う新機能

Google Workspaceは便利、導入したけど、メールやカレンダーだけは、どうしても今まで使い慣れてOutlookを使い続けたい！Gmailの画面はどうしても慣れない、使いづらい。でも、会社としてはG Suite導入。。。
どうしてもOutlookというユーザーけっこういる。。。これも、結構「あるある」です。

そんなときも大丈夫。そんな頑なユーザーには、
G Suite Sync for Microsoft Outlook（GSSMO）を勧めてあげてください。これを使用することで、Google Workspaceアカウントと Outlook の間でメール、カレンダーの予定、連絡先、メモ、タスクを同期できます。

Googleヘルプページ：G Suite と Outlook の同期について

すべては、「より速くスマートでコラボレーティブな作業」のために

Googleの調査によると、Googleドキュメント、スプレッドシート、スライドでの作業時間のうち、実に７６％がコラボレーション＝共同作業だそうです。
この数字は、ドキュメントに関わるすべて時間のうち７６％が共同作業に費やしていると言い換えても問題ないでしょう。

だから、グループウェアGoogle Workspace(旧G Suite)は、「より速くスマートでコラボレーティブな作業」ができるように設計されており、この方針にのっとって、新機能等をどんどん実装しているそうです。

まとめ

いかがでしたでしょうか。実際、Google Cloud Summit’19では、最新10の機能ということで、紹介されていましたが、現場で本当に使える「あるある」だと思っている４つの機能について、紹介しました。各々の詳しいやり方が知りたい方は、それぞれ検索してみてくださいませ。

Google Cloud Next Tokyo ’19 でのGoogleスタッフさんのプレゼン動画がとてもわかりやすいので、紹介しておきます！こちらは、１０個すべてざっと紹介してくれています！