2019年後半 最新!G Suiteの4つ神機能を使いこなして、もっと効率的に快適に働き方改革

Google Cloud Summit’19 in大阪 に行ってきました!そこで、仕入れた本気で使えるG Suiteの新機能を紹介します!
いろいろ紹介されましたが、岡田的に「これはあるある、おー!便利!!」と思えるものだけをセレクトしてお伝えします。

打ち合わせのセットが劇的に早くなる、Google カレンダー最新機能

Googleカレンダー、他のメンバーの予定は見えるし、打ち合わせの招待もカレンダー上だけでできるし、参加する、しないの返事もカレンダー上でできるし、便利だな〜と思っていいる方は、多いはず!

そのGoogle カレンダーがもっと進化しました。今までは、招待したい人のカレンダーを表示させてどこが開いてるかな〜と探していたと思いますが、
新機能では、

まず、新規予定を先に立ち上げる!

①打ち合わせしたい日を入れる
②招待したい人を選ぶ
③ ①で指定した日の②全員の予定が横並びに見られるので、何時に打ち合わせを設定できるかが、一目瞭然!!

この場合は、12:00〜13:30、14:30〜15:00、16:30〜17:00 だったら、この4人で打ち合わせできそうですね〜。

コメント機能&割当機能でチャットツールがいらなくなる!?

このようなやりとり、チャットでやってませんか?「あるある」ですよね。ついこの間まで、私もやってました。(相手がGoogleになれていない場合は、今でも↑の連絡をせざるを得ないですが、笑)

実はこのやりとり、Googleスプレッドシート(エクセルのようなもの)、Googleスライド(パワーポイントのようなもの)、Googleドキュメント(ワードのようなもの)等では、新機能で不要になりました。

すると、割当先にメールが送られ、このスライドのリンクもついているので、そのまま、作業依頼となります。
先程の画像の例のように、チャットで「更新したので、見てください」や「ここ、お願いします」などを送る手間がなくなります。

そして、受け取った側も「やりました!ご確認ください!」とチャットで送る必要がなく、
作業をしたそのドキュメント上で解決や、コメントをするだけで、再度また相手にメールで通知されます。

この共同作業に対し、チャットという別のツールを挟まず連絡が取り合えます!
一見、そんなに便利?と思うかも知れませんが、試してみてください。俄然、効率的になります!!

Googleスプレッドシート、ドキュメントなどの関連記事は、こちら

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OfficeファイルもGoogle ドライブでそのまま編集化

Google ドライブにOfficeのファイル(今回はワード)は保存できます!!ここまでは今まで通り。

そのOfficeのファイルを開くと〜↓

Officeのライセンスがなくても、編集できる!完全に互換するってことですね。

頑固なOutlookユーザーには、そのままOutlookを使ってもらいながらG Suiteのすべての便利機能を使う新機能

G Suiteは便利、導入したけど、メールやカレンダーだけは、どうしても今まで使い慣れてOutlookを使い続けたい!Gmailの画面はどうしても慣れない、使いづらい。でも、会社としてはG Suite導入。。。
どうしてもOutlookというユーザーけっこういる。。。これも、結構「あるある」です。

そんなときも大丈夫。そんな頑なユーザーには、
G Suite Sync for Microsoft Outlook(GSSMO)を勧めてあげてください。これを使用することで、G Suiteアカウントと Outlook の間でメール、カレンダーの予定、連絡先、メモ、タスクを同期できます。

Googleヘルプページ:G Suite と Outlook の同期について

すべては、「より速くスマートでコラボレーティブな作業」のために

Googleの調査によると、Googleドキュメント、スプレッドシート、スライドでの作業時間のうち、実に76%がコラボレーション=共同作業だそうです。
この数字は、ドキュメントに関わるすべて時間のうち76%が共同作業に費やしていると言い換えても問題ないでしょう。

だから、グループウェアG Suiteは、「より速くスマートでコラボレーティブな作業」ができるように設計されており、この方針にのっとって、新機能等をどんどん実装しているそうです。

まとめ

いかがでしたでしょうか。実際、Google Cloud Summit’19では、最新10の機能ということで、紹介されていましたが、現場で本当に使える「あるある」だと思っている4つの機能について、紹介しました。各々の詳しいやり方が知りたい方は、それぞれ検索してみてくださいませ。

Google Cloud Next Tokyo ’19 でのGoogleスタッフさんのプレゼン動画がとてもわかりやすいので、紹介しておきます!こちらは、10個すべてざっと紹介してくれています!

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岡田 ゆうか

岡田 ゆうか

INFACT 京都office 責任者株式会社インファクト
情報処理技術者
「企業のメディア化®」アドバイザーとして、企業のオウンドメディア立上げやコンテンツマーケティングの導入、WEBマーケティング コンサルティング、WEBサイト、ECサイト、その他アプリの制作まで、企業の集客・販促をお手伝いしています!
大手システム会社で3年、広告代理店で8年営業兼ディレクター、インファクトで「企業のメディア化®」研修講師をしてきた経験が今も活きています。
得意業界:化粧品、通販化粧品、育児、旅行、薬局、不動産
http://www.infact1.co.jp/
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