Google Workspaceで退職者が出たときにするべきこととは？

Google WorkspaceもDX化に欠かせないツールの一つです。クラウドで共有、同時編集できる等、グループウェアとしては非常に便利です！

そこで今回は会社としてはどうしても避けられない退職者が出た場合、Google Workspaceでは何をすべきか、について解説していきます！

アカウントを削除するときはデータの移行を忘れずに！

Google Workspaceでは共有フォルダに入っているのとは別に、個人で作成し、オーナーになっているファイルがあるかと思います。

弊社でサポートしているお客様から「アカウントを削除すると作成したデータも消えるの？」とご質問をいただくことがあります。
結論としてはデータを移行すれば消えることはありません！

せっかく作成したファイル等が消えてしまうのはもったいないですよね？
そこで次にデータ移行の方法をお伝えします。

退職者アカウントのデータを移行する方法

①まずアプリの管理コンソールに入り、アプリ＞Google Workspace＞ドライブとドキュメントを選択します。

②次に下記スクリーンショットにある通り、削除したいアカウントと、データを引き継ぐ先のアカウントを入力します。

③上記が完了したらオーナー権限を譲渡をクリックします。

④最後に、ディレクトリ＞ユーザーで削除するユーザーがオーナーになっているドキュメント等がが0になっていたら、データの移行が完了となります。

メールの転送設定をする方法

次にご紹介するのは退職者宛に届いたメールを、他の人に転送する方法です。
退職者の方宛にお客様からメールが届いたり、何かサービスを契約していればその案内が届いたりと受け取らなければ困るメールは多々あるかと思います。

順を追って、設定方法をご紹介していきます！

①管理コンソールにログイン＞アプリ＞Google Workspace＞Gmail＞デフォルトのレーティング＞設定をクリックします。

②1.一致するエンベロープ受信者の設定のプルダウンから、1人の受信者、宛先に退職者のメールアドレスを入力します。

③2.エンベロープ受信者が上記と一致している場合の受信者を追加にチェックします。

すると下記のような画面が出てきますので、受信者のアドレスに転送先のメールアドレスを入力し、保存します。

④最後に3.オプションの「認識されないアドレスと認識されているアドレスに対して実行します」にチェック入れ、保存します。
※この選択をしないと、正しく転送設定が反映されませんのでご注意ください。

これでメールの転送設定は完了となります。

最後にアカウントを削除しましょう！

データの移行、メールの転送設定が完了したら、最後にやることは退職者のアカウント削除です。
アカウントを削除しないと当然ですが、退職者分の料金が発生しますので、アカウントの削除は早いに越したことはありません！

まとめ

いかがでしたでしょうか？今回は、退職者が出た場合のGoogle Workspaceの対応についてご紹介しました。

改めてまとめとなりますが、アカウントの削除の際には、データの移行設定、メールの転送設定を行いましょう！

例えば退職者がオーナー権限でマニュアルを作成していた場合、それが無くなると大変なことになると思いますので、いずれも業務に支障が出ないように対応されることをオススメします！