【2022年最新】Googleカレンダーで会議に割いた時間を集計&確認!

こんにちは!京都Office滝沢です。
関西では寒い日が続いています。(…スキー好きな私としては大変嬉しいことですが、やっぱり寒い!笑)

突然ですが、皆さんは自分が1週間にどのくらい会議をしているか、把握していますか?

Google WorkspaceのGoogleカレンダーに追加されたある機能を使うと、自分が週にどれだけ会議に時間を割いているのかを知ることができます!「いつも会議やちょっとした打ち合わせばかりで、自分の仕事が捗らない…」という人はこの際に、会議に割く時間の見直しをGoogleカレンダーで行ってみるといいかもしれません。

Googleカレンダーが便利!<会議時間>を集計してくれる機能

会議にかけた時間を把握して「マイ指標」が作れる!

画像の左側に注目してみてください。
私が2022年1月17日〜23日の間に打ち合わせをした時間は、合計で11時間と出ています。

基本弊社は月〜金曜の稼働ですので、5日換算すると毎日約2時間は打ち合わせをしていたことになります。(社内外を合わせて計測しています。)

所定の労働時間8時間と考えると、この週は1日の4分の1は毎日打ち合わせしていただことになりますね。私は営業職のため、当たり前と言えば当たり前ですが(それでも足らないくらい)、こうやって「見える化」されると1つの指標になりますよね!

※注意点:現在、Google WorkspaceのBusiness Starterコースでは利用ができません。

社内でデータを持ち寄れば、生産性の改善につながるかも!?

1つの指標を簡単に作ることができるため、経営者の方であれば社員に報告を依頼してもいいかもしれません。さらにそのデータをGoogleのデータポータルで簡単にまとめれば、経営改善にいますぐ使える美しいデータの出来上がりです!

誰が多く会議に時間を割いているのかが、アプリを導入するだけでわかってしまうなんて、Googleカレンダーを使わずにはいられないですよね^^

 

Googleカレンダーで会議をした合計時間を確認するメリットって?

ダラダラと会議していないか、無駄な時間を精査できる!

忙しい時期に限って、会議の数が増えたり、会議時間が長くなっていませんか?

一般的に、ダラダラと会議するのはあまりよくないと言われています。弊社でも会議は40分以内で切り上げるように、というルールがあります。時間は有限なものですから、一度Googleカレンダーを使って無駄な会議時間がないか確認することをおすすめします!

業務スケジュールを改善し残業を減らすことができる!

例えば普段、同じような内容で週に3回、1コマ30分で会議をしているとします。曜日にもよるかとは思いますが、その3回って本当に必要なのでしょうか?Googleカレンダーで会議に割いている時間を確認すれば、時間の使い方に対して疑問を持つ「きっかけ」を作ることができます。

時間の使い方について考えたり、振り返ったりする作業は、チームでも個人でも大切なことですよね。30分x3回=90分/週が、60分に変わるだけでも、残業が30分減る!と考えればかなり大きなことではないでしょうか?

 

<まとめ>Googleカレンダーの新機能は、今すぐ使うべき!

いかがでしたでしょうか?会議の予定を入れるGoogleカレンダーで、週にどのくらい会議をしていたかの合計時間が分かるのはとても便利ですよね!まだ使用されていない方は、是非一度活用されることをおすすめします!

尚、弊社ではGoogle Workspaceの導入サポートを行なっております。ご興味のある方は、こちらからお気軽にお問い合わせください。

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滝沢 きり

京都勤務の滝沢です。立命館大学・国際関係学部卒。 趣味は英語とサイクリング、天秤座・AB型(の平和主義)です! 社内のICT化、クラウド移行のお手伝いをさせていただいております。
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