データはG suiteのクラウドで管理し、時代に合った働き方を!

こんにちは。滝沢です。
京都は梅雨も明け、早速今週から気温35℃を超える日々が続いています…。
熱中症にはくれぐれも注意したいものですね!

さて、今回はインファクト社内でも利便性が大好評の「G suite」についてご紹介いたします。効率化できる業務フローにきちんと取り組み、無駄なく仕事ができる環境を作り上げたいものですよね!

クラウドとモバイルで広がるワークスタイル変革

突然ですが、データ(社内データ)はどこで管理されていますか?
いまだに社内の共有サーバーで管理されている企業さまも少なくはないのでしょうか。

時代は2019年。
10年前と変わらず、PCやスマホのローカルでデータを管理するのはちょっぴりナンセンスです…!

G suiteでファイルの社内共有を秒速で行いましょう!

以前こちらの記事(今すぐG Suiteをグループウェアとして社内に導入すべき理由
)でもお伝えしましたが、Google Driveでデータ・ファイルを保存・共有設定をしておくことで、いちいちPDFやエクセルファイルで送信&ダウンロードせずとも、確認と共同作業(編集)を行うことができます。

G suiteは1つのアカウントでGoogleの各種アプリケーションが利用可能なため、Google Driveで共有の設定をすれば、ファイルのやり取りや共同編集を簡単にでき非常に便利です。
また、ファイルのオーナー(所有者)も随時確認&変更することができるため、「あれ、このファイルは誰が作成したんだっけ?」と確認する手間を省くこともできます。

クラウド上で共同作業ができる事のメリット

G suite上で管理するデータは、全てクラウドに保存されます。

そのため、各担当がリアルタイムで一つのファイルに対し別々の編集作業を行うことが実現されます。例えば膨大な量のデータを入力する際、同じファイルに複数人が同時にアクセスし編集ができるため、通常なら「データの編集・引き渡し・確認」で時間のかかる部分を大幅に削減することが可能です。

こんなに便利なことってあるのでしょうか?(笑)
「社内の複数の人が同時に作業できる」というのは、G suiteだからこそ実現できることですよね。編集内容も即時に反映され、誰がいつ何を変更したか、も随時確認することができます。

もちろん共有設定をかけることで、社外の人も編集できるようになります。デフォルトは社内への共有権限の設定です。ちなみにこの部分が無償版との大きな違いです!

出張が多い人こそ使うべきG suite

G suiteで取り扱うデータは基本的にクラウド上で管理されるため、オフィスにいなくとも作業ができます。 =出張が多い人こそ使うべきです!

ファイルをローカルでやり取りしていた時と比べると、度々のメール等でのファイルの共有、ダウンロード、編集、作業後の再送信という一連の作業とはさようならできるため、作業効率が格段にあがります。

この便利さは、本当に一度体感していただきたいです(笑) 今までどれだけファイルの共有に時間がかかっていたか、身に沁みてわかりますよ!

まとめ

今回はG suiteのクラウド上でデータを管理する事の意義についてお伝えしました。
クラウドを使用するだけでどれだけ業務効率が上がるのか、是非体験してみてください!

↓G suiteに関するお問い合わせはこちらからどうぞ♫
https://www.infact1.co.jp/g-suite

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滝沢 きり

滝沢 きり

インファクト京都Officeでインターンをしている滝沢です。趣味は旅行・登山・料理です。現在ドイツ語とお灸がマイブームです!何かを作り出すことが好きなので、これから沢山勉強をして素敵なWebデザインを作成できるようにしていきたいです!
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