Googleフォームに自動返信メール機能を設定する方法

アンケートやお問い合わせフォームとして活用できるGoogleフォーム。
デフォルトのGoogleフォームでは、自動返信メール機能がありません。
お問い合わせ後に自動返信メールを送信したい場合は設定が必要となります。

Googleフォームの作成方法についてはこちらの記事をご覧ください。
Googleドキュメント|専門知識なしで作成出来るフォーム
https://www.infact1.co.jp/staff_blog/webmarketing/19666/

Googleフォームのオススメの活用方法について紹介しています。
今すぐGoogleフォームに移行すべきはアンケートとセミナー申し込み
https://www.infact1.co.jp/staff_blog/webmarketing/tool-app-soft/43778/

Googleフォームに自動返信メール機能を設定する方法

Googleフォームの設定

Googleフォーム上部にある、アイコンの中から「歯車マーク」をクリックします。

設定>全般>メールアドレスを収集する にチェックを入れます。

設定>プレゼンテーション>別の回答を送信するためのリンクを表示 にはチェックを入れない。
【確認メッセージ】の欄は、Googleフォームを送信した後に表示される画面のテキストになります。
「お問い合わせありがとうございます」と自動返信が入力したメールアドレス宛に送信されることを記載しておくと親切です。

Googleフォームにアドオンを追加する

【アドオン】というGoogleフォームの拡張機能を追加するので、下記のページにアクセスしてください。

フォーム通知 – Google フォーム アドオン

【無料】のボタンをクリックします。自動的にGoogleフォームに移動し、アドオンを追加するための承認の画面が表示されます。


G Suiteまたは、Googleアカウントのログイン情報を入力して、アドオンの追加を【許可】すると承認作業は完了となります。


承認作業が完了したら、Googleフォームに戻り、上部のアイコンの中から「ジグソーパズル」のマークをクリックします。
※表示されない場合は、ページを更新してください。

先程追加した【フォーム通知】のアドオンが追加されているのでクリックします。

フォーム通知>通知設定 画面右下にフォーム通知の設定画面が表示されます。

【特定メールアドレスへの通知】【自動返信メール】にチェックを入れると詳細設定画面が表示されます。
最初は英語表記なので、日本語入力していきます。

下にスクロールすると、【メール内容にフォーム入力を追記】【件名末尾に問い合わせIDを追記】【フッターを追加】のチェックボックスがあります。
追加したい項目にチェクを入れて設定していき、【Save】をクリックして自動返信メールの設定は完了です。

自動返信メールの内容を設定する

設定後は、自動返信メール機能が正常に動作しているかの確認で、Googleフォームをテスト送信してください。
設定した通りに自動返信メールがユーザーのメールアドレス宛に届いているか。
入力した特定メールアドレス宛にフォーム送信が入ったという通知メールが届いているか確認してください。

最後に…

自動返信メールの設定をすることは、顧客の満足度やロイヤリティを高めることにつながります。
問い合わせを行った後、運営側から何も反応がないと「問い合わせはちゃんと届いているのか」と不安やストレスを与えてしまう場合があります。

自動返信メールには、問い合わせ後すぐに一次対応を行うことができるので、顧客の不安やストレスを解消する役割があります。
設定されていない場合は設定してみてください。

  • シェア
  • twitter
The following two tabs change content below.
今野 ちか
株式会社インファクトでWEBサイト・ブログの制作からお客様サポートまで担当しています。どう改善したら伝わりやすいのか、反応が出るのかを常に考えながら仕事に取り組んでいます。WEBサイトだけでなく、紙ものメール設定など、幅広い業務に携わっているので、色んな視点でお客様のお手伝いができると思います。よろしくお願い致します。
  • twitter
  • このエントリーをはてなブックマークに追加
  • Pocket
PAGE TOP
LINE it!